Zezwolenie na pobyt czasowy i pracę ? ile naprawdę czeka się na decyzję

Od kiedy biegnie sześćdziesiąt dni

Termin z art. 112a ustawy o cudzoziemcach zaczyna biec dopiero od dnia, w którym wniosek przestaje zawierać braki formalne. Wezwanie do uzupełnienia nie przesuwa sprawy o kilka dni - zatrzymuje zegar, zanim ten w ogóle ruszy.

Do 26 kwietnia 2026 roku przepis wymieniał trzy zdarzenia i liczył termin od ostatniego z nich. Jednym z nich było osobiste stawiennictwo cudzoziemca w urzędzie wojewódzkim. Wraz z uruchomieniem Modułu Obsługi Spraw punkt ten został uchylony i dziś zdarzenia są dwa. To złożenie wniosku wolnego od braków formalnych albo ich uzupełnienie oraz przedłożenie dokumentów potwierdzających dane zawarte we wniosku - albo bezskuteczny upływ terminu, który na ich przedłożenie wyznaczył wojewoda.

Wezwanie na wizytę w urzędzie nadal przychodzi: po odciski palców, wzór podpisu i okazanie oryginału paszportu. Zmienił się jego status proceduralny. Ta wizyta nie otwiera już biegu terminu, a brak odcisków przestał być brakiem formalnym wniosku.

Stąd bierze się najczęstsze nieporozumienie po stronie pracodawcy. Dział kadr planuje start pracownika, licząc dwa miesiące od dnia wysłania dokumentów. Po sześciu tygodniach przychodzi wezwanie, bo w załącznikach brakuje jednej pozycji. Termin nie został przekroczony, ponieważ formalnie jeszcze się nie zaczął.

W postępowaniu odwoławczym Szef Urzędu do Spraw Cudzoziemców ma 90 dni. Jeżeli samo odwołanie ma braki, ten termin również liczy się dopiero od dnia ich uzupełnienia.

Dlaczego przekroczenie terminu nie rodzi dziś skutków

Opóźnienie w sprawach pobytowych ma dwa różne źródła i tylko jedno z nich wynika z obciążenia urzędu. Drugim jest sam przepis: art. 100d ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy zawiesza bieg terminów na załatwienie spraw pobytowych prowadzonych przez wojewodę, a ustawa z 23 stycznia 2026 roku o wygaszeniu rozwiązań specustawy (Dz.U. 2026 poz. 203) przedłużyła to zawieszenie do 4 marca 2027 roku.

Zakres jest szerszy, niż sugeruje nazwa aktu. Zawieszenie obejmuje postępowania o udzielenie i cofnięcie zezwolenia na pobyt czasowy, pobyt stały i pobyt rezydenta długoterminowego UE oraz postępowania o zmianę zezwolenia na pobyt czasowy i pracę. Obowiązuje wobec wszystkich cudzoziemców, niezależnie od obywatelstwa. Firma zatrudniająca pracownika z Filipin czy z Indii jest w tym samym położeniu, co zatrudniająca obywatela Ukrainy.

Oznacza to, że wojewoda nie musi zawiadamiać strony o niezałatwieniu sprawy w terminie. Ponaglenie na bezczynność nie trafia do Szefa Urzędu do Spraw Cudzoziemców, a za brak decyzji w ustawowym terminie nie wymierza się urzędowi grzywny ani nie zasądza sum pieniężnych na rzecz skarżącego.

Zawieszony jest bieg terminów, a nie samo postępowanie. Urzędy przyjmują wnioski i prowadzą sprawy, a czynności dokonane w tym okresie są skuteczne.

Sam przepis bywa przy tym kwestionowany. Wyrokiem z 2 czerwca 2026 roku Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach odmówił zastosowania zawieszenia, uznając je za niedające się pogodzić z konstytucyjnym prawem do sądu, stwierdził bezczynność wojewody i zobowiązał go do wydania decyzji w ciągu trzydziestu dni (sygn. akt II SAB/Gl 93/26, orzeczenie nieprawomocne). Ten sam sąd skierował wcześniej do Trybunału Sprawiedliwości UE pytanie prejudycjalne o zgodność tych przepisów z prawem unijnym; sprawa C-254/25 jest w toku, a opinię rzecznika generalnego wydano w kwietniu 2026 roku. Droga sądowa pozostaje więc otwarta - jest tylko znacznie dłuższa niż ponaglenie.

Trzy ścieżki, trzy różne kalendarze

Jeżeli obsada ma ruszyć w ciągu miesiąca, przewidywalny termin daje wyłącznie oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy, rejestrowane przez powiatowy urząd pracy. Dwie pozostałe ścieżki prowadzi wojewoda i tylko jedną z nich chroni realnie działający termin.

Pracownik może podjąć pracę dopiero po wpisaniu oświadczenia do ewidencji, więc siedmiu dni roboczych nie liczy się od dnia wysyłki, tylko od dnia, w którym urząd ma komplet dokumentów i potwierdzoną opłatę.

Do czasu decyzji o zezwoleniu na pobyt trzeba jeszcze doliczyć wydanie samej karty pobytu. To osobna sprawa, wszczynana osobnym wnioskiem, który - mimo elektronizacji pozostałych postępowań - nadal składa się na papierze.

Dwa identyczne wnioski, dwa różne urzędy

Dwie firmy z tej samej branży składają w tym samym tygodniu komplet dokumentów za swoich pracowników. Jedna ma decyzję przed wakacjami, druga czeka do następnego roku. Różni je województwo.

Skalę tej różnicy pokazała kontrola NIK w Dolnośląskim Urzędzie Wojewódzkim, obejmująca lata 2022–2024, której wyniki opublikowano w 2025 roku. W badanej próbie spraw na decyzję czekano średnio ponad dziewięć miesięcy, a w skrajnym przypadku ponad trzy lata i siedem miesięcy. Na koniec 2024 roku zaległości sięgały niemal 61 tysięcy spraw, a 6,8 tysiąca wniosków pozostawiono bez rozpoznania.

Najmocniej mówi jednak porównanie kosztów. Za przewlekłość i bezczynność w sprawach cudzoziemców ten jeden urząd wypłacił w latach 2022–2024 ponad 12 milionów złotych zasądzonych kosztów, co stanowiło 99,3 procent takich wydatków w skali kraju. Pozostałe piętnaście urzędów wojewódzkich wydało na ten cel łącznie 80 tysięcy złotych.

Elektronizacja tego nie wyrównała. Moduł Obsługi Spraw uporządkował składanie wniosków i zlikwidował kolejkę po termin wizyty, ale nie zmienił liczby osób, które te wnioski rozpatrują.

Czy pracownik może pracować, czekając na decyzję

Tak. Pobyt jest legalny od dnia złożenia wniosku do dnia, w którym decyzja stanie się ostateczna, pod warunkiem że wniosek złożono w trakcie legalnego pobytu i nie zawierał braków formalnych albo zostały one uzupełnione w wyznaczonym terminie.

Zmienił się natomiast sposób potwierdzania tego stanu. W paszportach cudzoziemców, którzy złożyli wnioski po 26 kwietnia 2026 roku, nie umieszcza się już stempli. Zastąpiło je zaświadczenie generowane z systemu - ale dopiero po tym, jak urzędnik zweryfikuje i zatwierdzi wniosek, a nie w chwili jego wysłania. Między jedną a drugą chwilą mija zwykle kilka tygodni, w których pracownik ma na ręku wyłącznie urzędowe poświadczenie odbioru.

Kierownika zmiany lepiej o tym uprzedzić, bo część firm wciąż prosi o okazanie pieczątki w paszporcie. Opisują ją też poradniki urzędowe, których nie zaktualizowano po zmianie przepisów.

Jedyna część tego kalendarza, na którą wpływa pracodawca

Cudzoziemiec nie wyśle wniosku o zezwolenie na pobyt czasowy i pracę, dopóki pracodawca nie wypełni i nie podpisze elektronicznie załącznika nr 1. Link do formularza, który system wysyła na adres podany przez pracownika, jest ważny 30 dni.

Podpis musi być elektroniczny: profil zaufany, podpis kwalifikowany albo podpis osobisty w e-dowodzie. Skan podpisu odręcznego nie zostanie przyjęty. Przy reprezentacji łącznej podpisują wszystkie wymagane osoby albo jeden pełnomocnik z pełnomocnictwem udzielonym zgodnie z zasadami reprezentacji - a pełnomocnictwo do wniosku dołącza cudzoziemiec, nie firma. Jeżeli pracownik ma pracować dla dwóch podmiotów, każdy z nich wypełnia własny załącznik.

To jedyny odcinek procedury, w którym opóźnienie leży w całości po stronie pracodawcy. Firma, która dopiero po otrzymaniu linku zaczyna ustalać, kto ma profil zaufany, potrafi zatrzymać wniosek własnego pracownika na dwa albo trzy tygodnie - jeszcze przed tym, jak sprawa w ogóle trafi do urzędu.

Co ten kalendarz oznacza dla planowania obsady

Jeżeli w październiku szukasz ludzi na grudniowy szczyt i liczysz, że zdążysz z rekrutacją z zagranicy od zera, kalendarz tego nie potwierdzi. Przy ścieżkach liczonych w miesiącach, których bieg terminu jest dodatkowo zawieszony, żadna z nich nie zamknie się przed sezonem.

Procedury nie da się przyspieszyć. Można za to nie tracić na niej czasu, a to sprowadza się do dwóch rzeczy.

Pierwsza to wniosek kompletny za pierwszym razem, bo tylko taki uruchamia bieg terminu. Kompletność rzadko jest kwestią staranności. Listy załączników dla karty pobytu, zezwolenia na pracę i sprawy studenta różnią się między sobą i zmieniają razem z przepisami, a przeciętny dział kadr prowadzi taką sprawę kilka razy w roku. Rutyna bierze się z kilkudziesięciu spraw miesięcznie, nie z kilku rocznie. Dlatego w Fortunie, agencji pracy tymczasowej działającej w Polsce od 2014 roku, legalizacją zajmuje się osobny dział z siedzibą w Łodzi, z podziałem ról właśnie według tych trzech kategorii spraw.

Druga to dostęp do osób, które ważne dokumenty już mają. Przy krótkim horyzoncie czasowym jest to jedyna droga, która realnie działa, i główny powód, dla którego firmy produkcyjne i magazynowe sięgają po agencje zamiast prowadzić rekrutację z zagranicy samodzielnie. Agencja z wpisem do Krajowego Rejestru Agencji Zatrudnienia kieruje do pracodawcy użytkownika osoby już przez siebie zatrudnione, z wcześniej sprawdzonym tytułem pobytowym i uprawnieniem do pracy. Sprawdzanie dokumentów i pilnowanie ich ważności leży wtedy po stronie agencji - co nie znaczy, że pracodawca użytkownika przestaje mieć w tym swój udział, bo żaden model współpracy nie zdejmuje z niego odpowiedzialności w całości. Tak pracuje Fortuna, agencja zatrudnienia z wpisem KRAZ.

Planowanie zatrudnienia osób z zagranicy rozdziel więc na dwa horyzonty. W krótkim liczą się wyłącznie osoby z gotowymi dokumentami. W długim składa się wnioski z myślą o kolejnym sezonie, nie o bieżącym.

Najczęstsze pytania

Czy ponaglenie przyspieszy sprawę? Nie w sprawach objętych zawieszeniem terminów. Do 4 marca 2027 roku ponaglenia na bezczynność wojewody w sprawach pobytowych nie są przekazywane do Szefa Urzędu do Spraw Cudzoziemców, a urzędowi nie wymierza się za to grzywny. Pozostaje skarga do sądu administracyjnego.

Kiedy najpóźniej złożyć wniosek o przedłużenie pobytu? Najpóźniej w ostatnim dniu legalnego pobytu. Wniosek złożony po tej dacie oznacza, że pobyt przestaje być legalny, a sprawa nie zostanie wszczęta.

Czy pracownik czekający na decyzję może wyjechać na urlop do innego kraju UE? Zaświadczenie o złożeniu wniosku potwierdza legalność pobytu w Polsce i nie uprawnia do podróżowania po innych państwach strefy Schengen. Przy wyjeździe poza Polskę decyduje ważność posiadanego tytułu pobytowego, a nie sam fakt toczącego się postępowania.

Co zrobić, gdy w trakcie postępowania zmieniają się warunki zatrudnienia? Wysłanego wniosku nie da się edytować w systemie, więc zmianę stanowiska, wynagrodzenia lub pracodawcy przekazuje się wojewodzie poza modułem, na przykład przez e-Doręczenia. Jeżeli decyzja już zapadła, zmiana pracodawcy, pracodawcy użytkownika albo warunków pracy wymaga papierowego wniosku o zmianę zezwolenia.

Czy wpis oświadczenia w powiatowym urzędzie pracy też jest zawieszony? Nie. Zawieszenie dotyczy spraw pobytowych prowadzonych przez wojewodę. Oświadczenia rejestruje starosta i obowiązuje tu termin 7 dni roboczych, a przy postępowaniu wyjaśniającym 30 dni.

Autor: Eksperci Fortuny

Fortuna - agencja zatrudnienia z wpisem do Krajowego Rejestru Agencji Zatrudnienia pod numerem 32018, działająca w Polsce od 2014 roku. Kieruje pracowników fizycznych do firm logistycznych, produkcyjnych i e-commerce w blisko 120 lokalizacjach pracy w kraju. Prowadzi osobny dział legalizacji pobytu i pracy cudzoziemców z siedzibą w Łodzi.