Zmiany w Kodeksie pracy – obowiązki dokumentacyjne pracodawcy

Ustawą z dnia 2 marca 2007 r. o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz ustawy – Kodeks pracy, Dz. U. Nr 64, poz. 426, w Kodeksie pracy znowelizowano art. 94 i art. 281.

Interesuje Cię ten temat i chcesz wiedzieć więcej? kliknij tutaj >>

Zgodnie z art. 94 K.p. pracodawca jest obowiązany w szczególności:

1. zaznajamiać pracowników podejmujących pracę z zakresem ich obowiązków, sposobem wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach oraz ich podstawowymi uprawnieniami, 
2.  organizować pracę w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu pracy, jak również osiąganie przez pracowników, przy wykorzystaniu ich uzdolnień i kwalifikacji, wysokiej wydajności i należytej jakości pracy,
3. organizować pracę w sposób zapewniający zmniejszenie uciążliwości  pracy, zwłaszcza pracy monotonnej i pracy w ustalonym z góry tempie,
4. przeciwdziałać  dyskryminacji w zatrudnieniu,
5. zapewniać bezpieczne i higieniczne warunki pracy oraz prowadzić systematyczne szkolenie pracowników w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
6. terminowo i prawidłowo wypłacać wynagrodzenie,
7. ułatwiać pracownikom podnoszenie  kwalifikacji zawodowych,
8. stwarzać pracownikom podejmującym zatrudnienie po ukończeniu szkoły prowadzącej kształcenie zawodowe lub szkoły wyższej warunki sprzyjające przystosowaniu się do należytego wykonywania pracy,
9. zaspokajać w miarę posiadanych środków socjalne potrzeby pracowników,
10. stosować obiektywne i sprawiedliwe kryteria oceny pracowników oraz wyników ich pracy,
11. prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników,
12. przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem,
13. wpływać na kształtowanie w zakładzie pracy zasad współżycia społecznego.

Zapis określony w art. 94 pkt 9b K.p. (powyżej wytłuszczonym drukiem) oznacza wyraźny obowiązek pracodawcy korespondujący z przepisami ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, z późn. zm. oraz z 2007 r. Nr 64, poz. 426.

Zgodnie z art. 51u cyt. ustawy z dnia 14 lipca 1983 r., w przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości, pracodawca wskazuje podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50 letniego okresu przechowywania dokumentacji, liczonego:

1. od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy – dla dokumentów osobowych,
2. od dnia wytworzenia dla dokumentacji płacowej.

W myśl art. 51u ust. 6 cyt. ustawy, dokumentacja przekazywana przez pracodawcę do dalszego przechowywania powinna być przed przekazaniem uporządkowana, zgodnie z przepisami wykonawczymi do tej ustawy. Nie stosuje się jednak obowiązku opatrywania poszczególnych stron dokumentacji kolejnymi numerami, co wynika stąd, że akta osobowe winny być podzielone na części, w ramach których istnieje wymóg numerowania poszczególnych dokumentów.

Przepisy ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. przewidują w art. 52 do 55 przepisy wykroczeniowe o charakterze powszechnym. Sankcje te nie obejmowały jednak niewłaściwego postępowania pracodawcy w sprawach dotyczących przechowywania akt osobowych i innej dokumentacji pracowniczej.

Z tego powodu, w ramach wskazanej wyżej nowelizacji ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. , w art. 281 Kodeksu pracy dodano punkt 7 o brzmieniu: kto, będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu:

Pozostawania dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem – podlega karze grzywny, obecnie do 5.000.- złotych.

Zaznaczyć przy tym trzeba, że uchwalona już 13 kwietnia 2007 r. ustawa o Państwowej Inspekcji Pracy (jeszcze nie opublikowana) przewiduje za tego rodzaju wykroczenie karę grzywny od 1.000.- do 30.000.- złotych.

Prawdopodobnie taki stan penalizacyjny będzie obowiązywał od dnia 1 lipca 2007 r. Z tego powodu pracodawcy powinni szczególnie zwracać uwagę na poprawność postępowania z dokumentacja pracowniczą, aby nie narażać się na tę odpowiedzialność.

Pracodawca który nie likwiduje zakładu pracy ani nie przewiduje upadłości ma obowiązek przechowywać akta osobowe i inna dokumentacje pracowniczą we własnym zakresie. Nie oznacza to jednak, że nie może tych obowiązków zlecić innej specjalistycznej firmie.

Oczywiście, że ma takie prawo. Jednakże trzeba pamiętać, że obowiązki dotyczące poprawności przechowywania tej dokumentacji są immanentnie związane z podmiotem zatrudniającym, toteż poprzez umowę cywilno-prawną pracodawca nie może wyzbyć się ani tych obowiązków ani odpowiedzialności za wykroczenie, w sensie całkowitego uwolnienia się od niej.

Jeżeli chcesz wiedzieć więcej na ten temat – kliknij tutaj >>