Regulamin pracy – podstawowe informacje

Regulamin pracy, jako akt normatywny prawa pracy, tworzy zbiór zasad, obowiązujących u danego pracodawcy. Zasady te nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż przepisy Kodeksu pracy oraz przepisy innych ustaw i aktów wykonawczych (art. 9 § 2 K.p.), a także nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż postanowienia układów zbiorowych pracy i porozumień zbiorowych (art. 9 § 3 K.p.). Zakaz, wynikający z art. 9 § 2 i § 3 K.p., nie oznacza jednocześnie, że postanowienia regulaminu pracy muszą być bardziej korzystne.

Interesuje Cię ten temat i chcesz wiedzieć więcej? kliknij tutaj >>

Prawa i obowiązki zarówno pracodawcy jak i pracowników powinny być skonkretyzowane zgodnie z potrzebami danego zakładu pracy. Regulamin ma więc za zadanie szczegółowe sprecyzowanie praw i obowiązków pracodawcy i pracownika w kontekście danego zakładu pracy, z uwzględnieniem charakteru i rodzaju prowadzonej przez pracodawcę działalności.

Pracodawca, dostosowując treść regulaminu, może więc ustalić zasady wynikające dokładnie z przepisów Kodeksu pracy oraz przepisów innych ustaw i aktów wykonawczych lub od nich korzystniejsze, szczególnie że wprowadzane zasady, dotyczące organizacji procesu pracy, mają między innymi ułatwić należyty przebieg pracy.

Tworząc regulamin pracy, należy pamiętać o przepisach dotyczących zasady równego traktowania w zatrudnieniu, gdyż postanowienia regulaminów naruszające tę zasadę nie będą obowiązywać (art. 9 § 4 K.p.).

Postanowienia regulaminu pracy, w sytuacji uzasadnionej względami finansowymi, na mocy porozumienia mogą być zawieszone w całości lub w części – tak wynika z art. 9¹ § 1 K.p. Zawieszenie to nie dotyczy przepisów Kodeksu pracy oraz przepisów innych ustaw i aktów wykonawczych.

Wprowadzenie regulaminu jest korzystne i dla pracowników, i dla pracodawcy. Precyzyjne określenie praw i obowiązków stron pozwala rozwiać wątpliwości, czy dane prawa lub obowiązki zostały naruszone i w jakim stopniu. Określenie następstw złamania postanowień regulaminu usprawnia wyciągnięcie konsekwencji w stosunku do strony, która naruszyła dane postanowienie.

Kto i w jaki sposób musi wprowadzać regulamin pracy?

Podstawą tworzenia regulaminu są przepisy Kodeksu pracy, a obowiązek jego ustalenia obejmuje wszystkich pracodawców zatrudniających powyżej 20 pracowników, u których w zakresie organizacji i porządku w procesie pracy nie obowiązują postanowienia układu zbiorowego (art. 104 § 2 K.p.).

Przepisy nie precyzują sposobu ustalania stanu zatrudnienia, od którego zależy konieczność wprowadzenia regulaminu pracy. W Kodeksie pracy nie określono wymiaru czasu pracy, w jakim powinni być zatrudnieni pracownicy ani rodzaju zawartych przez nich umów o pracę, dlatego należy w tym przypadku liczyć każdego zatrudnionego jako jedną osobę. Brak jest również zależności pomiędzy koniecznością stosowania regulaminu pracy, a rodzajem i charakterem prowadzonej przez pracodawcę działalności.

Oznacza to, że każdy pracodawca, w chwili w której zatrudnienie w jego zakładzie pracy osiągnie stan liczący 20 osób, jest zobowiązany wprowadzić regulamin pracy. Wyjątkiem są zakłady pracy, w których obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy dotyczące organizacji i porządku w procesie pracy, pod warunkiem że postanowienia te w sposób wyczerpujący normują wszystkie niezbędne kwestie, które powinny znaleźć się w regulaminie pracy.

Regulamin pracy mogą również wprowadzić mniejsze, niezatrudniające 20 osób, zakłady pracy.

Sposób wprowadzenia regulaminu zależny jest od tego, czy na terenie zakładu pracy działa organizacja związkowa.

Zgodnie z art. 104² § 1 K.p. pracodawca ustala treść regulaminu w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, która opiniuje treść tego regulaminu. Pracodawca nie może pominąć w procesie ustalania regulaminu pracy udziału zakładowej organizacji związkowej, gdyż regulamin wydany przez pracodawcę bez wymaganego uzgodnienia z zakładową organizacją związkową nie będzie miał mocy wiążącej (wyrok SN z 21 marca 2001 r., I PKN 320/00, OSNAPiUS 2002, Nr 24, poz. 599).

Jeśli w danym zakładzie pracy funkcjonuje kilka zakładowych organizacji związkowych, to w myśl art. 30 ust. 4 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych, organizacje te powinny przedstawić pracodawcy jednolite stanowisko odnośnie treści regulaminu pracy, a zgodnie z art. 30 ust. 5 tejże ustawy związki mają na to 30 dni od momentu przedstawienia im przez pracodawcę projektu regulaminu.

Pracodawca oraz zakładowa organizacja związkowa ustalają termin, w którym powinno dojść do uzgodnienia treści regulaminu, jeśli w tym terminie nie uda się stronom dojść do porozumienia, a także gdy u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – regulamin pracy ustala sam pracodawca (art. 104² § 2 K.p.).

Również wówczas pracodawca sam ustala regulamin pracy, kiedy nie zostanie w ciągu 30 dni przedstawione wspólnie uzgodnione stanowisko zakładowych organizacji związkowych. Pracodawca w tym przypadku powinien uwzględnić odrębne stanowiska organizacji związkowych (art. 30 ust. 5 ustawy o związkach zawodowych).

Po uzgodnieniu treści regulaminu z organizacją związkową lub po jednostronnym wydaniu go przez pracodawcę należy zapoznać pracowników z jego treścią. Sposób zawiadomienia pracowników o treści wprowadzanego regulaminu jest dowolny, ale powinien być zgodny z zasadami przyjętymi w zakładzie pracy. W tym celu treść regulaminu można wywiesić na tablicy ogłoszeń lub, przykładowo, rozesłać pocztą elektroniczną albo opublikować w zakładowym Intranecie.

Regulamin pracy, zgodnie z art. 104³ § 1 K.p., wchodzi w życie dopiero po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracownikom.

Postanowienia regulaminu po jego wejściu w życie są wiążące dla wszystkich zatrudnionych, a także do osób dopiero rozpoczynających pracę w danym zakładzie pracy. Zgodnie z art. 104³ § 2 K.p. pracodawca jest obowiązany przed rozpoczęciem pracy przez nowego pracownika zapoznać go z treścią regulaminu pracy, a ponadto pracownik ten powinien podpisać oświadczenie o zapoznaniu się z treścią dokumentu, które to oświadczenie należy przechowywać w aktach osobowych tego pracownika.

Zasady wprowadzenia regulaminu pracy są identyczne w przypadku zmiany jego treści. Pracodawca jest zobowiązany informować pracowników o wszelkich zmianach dotyczących regulaminu oraz o jego ewentualnym uchyleniu, co może mieć miejsce wtedy, kiedy liczba pracowników spadnie poniżej 20 osób.

Z art. 13 ust. 1 ustawy z 7 kwietnia 2006 r. o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji wynika, że zmiana regulaminu pracy może powodować konieczność przeprowadzenia konsultacji z radą pracowników. Pracodawca, zgodnie z tym przepisem, powinien przekazać radzie pracowników informacje dotyczące m.in. działań, które mogą powodować istotne zmiany w organizacji pracy lub w podstawach zatrudnienia.

Treść regulaminu

Treść regulaminu wynika z art. 104¹ § 1 i 2 K.p. i w szczególności powinna zawierać ustalenia odnośnie:

• organizacji pracy, warunków przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu, wyposażenia pracowników w narzędzia i materiały, a także w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej,
• systemów i rozkładów czasu pracy oraz przyjętych okresów rozliczeniowych czasu pracy,
• pory nocnej,
• terminu, miejsca, czasu i częstotliwości wypłaty wynagrodzenia,
• wykazów prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom,
• rodzajów prac i wykazu stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego,
• wykazu lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe,
• obowiązków dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym także sposobów informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą,
• przyjętego u danego pracodawcy sposobu potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy,
• kar z tytułu odpowiedzialności porządkowej, stosowanych w myśl art. 108 K.p.

Powyższe ustalenia można rozszerzyć o postanowienia specyficzne dla danego zakładu pracy, a także o inne zagadnienia, niezbędne z punktu widzenia pracodawcy, pod warunkiem że dodatkowe postanowienia nie będą mniej korzystne dla pracowników niż przepisy prawa pracy o wyższej randze.

Jeżeli chcesz wiedzieć więcej na ten temat – kliknij tutaj >>