Problematyka danych osobowych – część 2

W pierwszej części omówiłem podstawowe zagadnienia związane z ochroną danych osobowych gromadzonych przez pracodawcę w aspekcie najważniejszych zagadnień uregulowanych w ustawie odo.

Interesuje Cię ten temat i chcesz wiedzieć więcej? kliknij tutaj >>

Wyjaśniłem, że samo imię i nazwisko pracownika w stosunkach pracy nie stanowi danych osobowych podlegających ochronie, ponieważ identyfikacja pracownika realizującego często typowe zadania w ramach stosunku pracy jest elementem niezbędnym i koniecznym.

Z tego powodu, choć imię i nazwisko pracownika podlega ochronie jako jego dobro osobiste, to jednak samoistnie owo imię i nazwisko nie są danymi osobowymi podlegającymi ochronie na podstawie ustawy odo.

W stosunkach pracy pracownicy celowo noszą u niektórych pracodawców identyfikatory imienne, a w urzędach administracji publicznej imię i nazwisko pracownika wykonującego zadania merytoryczne figuruje obowiązkowo na danym stanowisku, czy na wywieszce na drzwiach danego pokoju, w którym pracownik wykonuje swoje zadania publiczne.

Celem tej identyfikacji jest potrzeba transparentności realizowanych zadań publicznych, a prościej mówiąc, petent musi wiedzieć, z jakim personalnie urzędnikiem miał do czynienia. Nie zmienia to faktu, że imię i nazwisko obywatela jest jego dobrem osobistym i jako takie podlega ochronie prawnej na podstawie art. 23 Kodeksu cywilnego.

W stosunkach pracy, ze względu na ich specyfikę, identyfikowanie zewnętrzne pracownika jest wpisane w normalne, poprawne wykonywanie określonych czynności i dlatego sama informacja o imieniu i nazwisku pracownika, a nawet o jego stanowisku służbowym nie jest objęta ochroną danych osobowych.

Specyfika stosunku pracy i różne relacje pracodawcy z innymi podmiotami występującymi formalnie w realizacji stosunku pracy powoduje konieczność poprawnego sprecyzowania tych informacji, które legalnie mogą być przekazywane takim podmiotom, z uwagi na istotę pełnionych przez te podmioty ustawowych zadań.

Do takich podmiotów należą w szczególności zakładowe organizacje związkowe oraz społeczna inspekcja pracy. W zakresie pozyskiwania informacji od pracodawcy w sferze danych osobowych pracowników uprawnienia zakładowych organizacji związkowych muszą być oceniane na tle ich kompetencji zapisanych w ustawie z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (j.t. Dz. U. z 2001 r. Nr 79, poz. 854, z późn. zm. – zwanej dalej ustawą ozz).

Kluczowe znaczenie posiada tutaj art. 8 ustawy ozz przewidujący, że na zasadach przewidzianych w tej ustawie oraz w ustawach odrębnych, związki zawodowe kontrolują przestrzeganie przepisów dotyczących interesów pracowników, emerytów, rencistów, bezrobotnych i ich rodzin.

Drugą istotną regulacją jest art. 23, który nadaje związkom zawodowym prawo kontroli przestrzegania przepisów prawa pracy, a w razie stwierdzenia nieprawidłowości, prawo żądania usunięcia naruszeń przez właściwy organ publiczny, którym jest zasadniczo PIP.

Art. 28 ustawy ozz przewiduje, że pracodawca jest obowiązany na żądanie związku zawodowego udzielić informacji niezbędnych do prowadzenia działalności związkowej, w szczególności informacji dotyczących warunków pracy i zasad wynagradzania.

Przepis ten posługuje się zwrotem „w szczególności”, co oznacza, że jest to niezamknięty katalog zakresu obowiązku udzielania informacji przez pracodawcę. Szczególnie szeroki zakres kompetencji przysługuje zakładowej organizacji związkowej w sprawach ustalania zasad wykorzystania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, w tym podziału środków z tego funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności, a także przyznawania pracownikom świadczeń.

Kompetencje zakładowej organizacji związkowej sprowadzają się do konieczności uzgodnienia z nią tych wszystkich spraw, o czym wyraźnie stanowi art. 27 ust. 1 i 2 ustawy ozz.

Dodać do tego trzeba, że zgodnie z art. 35 ust. 1 pkt 2 ustawy ozz, kto w związku z zajmowanym stanowiskiem lub pełnioną funkcją utrudnia wykonywanie działalności związkowej prowadzonej zgodnie z przepisami ustawy ozz, podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności.

Na tle powołanych przepisów ustaw odo oraz ozz powstają pytania na temat z jednej strony zakresu ochrony danych osobowych pracowników, a z drugiej zakresu informacji, jakich legalnie może żądać od pracodawcy zakładowa organizacja związkowa.

Najbardziej złożone problemy na tym tle dotyczą przepisów ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335, z późn. zm. – zwanej dalej ustawą o ZFŚS).

Powołane wcześniej przepisy ustawy ozz należy bowiem odczytywać łącznie z przepisami ustawy o ZFŚS, gdyż dopiero łącznie te przepisy odpowiadają poprawnie na pytanie o zakres przedmiotowy informacji, jakich skutecznie może żądać od pracodawcy zakładowa organizacja związkowa.

W myśl art. 8 ust. 3 ustawy o ZFŚS związkom zawodowym przysługuje prawo wystąpienia do sądu pracy z roszczeniem o zwrot Funduszowi środków wydatkowanych niezgodnie z przepisami ustawy lub o przekazanie należnych środków na ten Fundusz.

Nadane w tym przepisie związkom zawodowym uprawnienie poszerza krąg podmiotów, gdyż obejmuje nie tylko zakładową organizację związkową, ale także inne struktury związku zawodowego, który funkcjonuje u danego pracodawcy.

Uprawnienie do skierowania pozwu do sądu pracy łączy się immanentnie z prawem związków zawodowych do przeprowadzania kontroli prawidłowości naliczeń odpisu na ZFŚS.

W tym celu związek zawodowy ma prawo żądać od pracodawcy liczby, a także imiennego wykazu pracowników, emerytów i rencistów, na których może być naliczana zróżnicowana składka na ZFŚS.

Żądanie od pracodawcy przez związek zawodowy podania mu imiennego wykazu emerytów i rencistów nie wchodzi w zakres danych osobowych, które podlegają wzmożonej ochronie, o której mowa w art. 27 ust. 1 ustawy odo.

Informacja ta stanowi pewną identyfikację pracownika, ale jest konieczna do zrealizowania prawa związku zawodowego do kontroli poprawności naliczenia odpisu na ZFŚS, wobec tego odpowiada przesłance przetworzenia danych, o której mowa w art. 23 ust. 1 i 2 ustawy odo.

Przepis ten stanowi, że przetwarzanie danych, a więc również udostępnianie, jest dopuszczalne m.in. tylko wtedy, gdy jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia wynikającego z prawa.

Taką zaś merytoryczną podstawą prawną są art. 8 i art. 28 ustawy o związkach zawodowych w związku z art. 8 ust. 3 ustawy o ZFŚS. Ponadto należy wskazać, że przekazanie przez pracodawcę zakładowej organizacji związkowej imiennego wykazu emerytów i rencistów nie może być kwalifikowane jako istotne naruszenie dóbr osobistych tych osób, co wymienia art. 30 pkt 4 ustawy odo jako przesłankę negatywną udostępnienia informacji ze zbioru danych osobowych.

Zresztą imię i nazwisko pracownika oraz jego cecha bycia emerytem lub rencistą budzi w ogóle wątpliwości co do tego, czy informacja taka podlega ochronie danych osobowych w stosunkach pracy ze względu na ich specyfikę.

Sam przymiot bycia emerytem lub rencistą może być elementem różnicującym sytuację zatrudnieniową pracownika np. przy kwalifikowaniu osób do zwolnienia w przypadku redukcji etatów.

Informacja o tym, że dany pracownik uzyskał status emeryta czy rencisty jest u wielu pracodawców powszechnie znana z racji organizowania swoistego rodzaju pożegnań pracownika, toteż trudno dopatrywać się w takiej informacji danych osobowych podlegających jakiejś ochronie prawnej.

Nie bardzo przy tym wiadomo, jakie dobro pracownika byłoby tutaj chronione i na czym miałaby polegać istotna ochrony tej informacji w kontekście negatywnych skutków wynikających z przekazania takiej informacji zakładowej organizacji związkowej.

Kolejny problem sprowadza się do kontroli przez związek zawodowy całej gospodarki ZFŚS, z czym może się łączyć zażądanie wglądu we wszystkie dokumenty związane z gospodarowaniem Funduszem.

W tym zakresie sprawa jest prawnie bardziej skomplikowana i wywołująca kontrowersje. Związek zawodowy, zgodnie z art. 27 ust. 2 ustawy ozz, ma prawo żądać, aby przyznawanie pracownikom świadczenia z ZFŚS dokonywane było przez pracodawcę w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową.

Z takiego zapisu wynika, że każde świadczenie wypłacane z ZFŚS musi być uzgodnione z zakładową organizacją związkową, a jeśli tak, to oznacza, że związek zawodowy ma prawo pełnego wglądu we wszystkie dokumenty dotyczące gospodarowania tym funduszem, w tym w dotyczące przyznawania indywidualnych świadczeń.

Wynika to z prostej logiki zdarzeń. Jeśli bowiem przyznanie świadczenia socjalnego musi być uzgodnione z zakładową organizacją związkową, która ma prawo zapoznać się z całokształtem sprawy, to w późniejszym czasie dane, które są już związkowi zawodowemu znane, nie mogą być obejmowane ochroną prawną w sensie jakiejś tajemnicy prawnie chronionej.

W myśl art. 23 ustawy ozz związek zawodowy ma prawo kontroli przestrzegania prawa pracy. Na tle tego przepisu, w uchwale z dnia 16.07.1993 r. I PZP 8/93, OSNP 1999/1/2 Sąd Najwyższy stwierdził, że kontrola indywidualnego wynagrodzenia pracownika ogranicza się do osób, które wyraziły na to zgodę.

Ten kierunek wykładni nie może być jednak rozciągnięty na świadczenia socjalne, z uwagi na odmienne ukształtowanie w ustawie o ZFŚS pozycji związku zawodowego. W sprawie przyznawania pracownikowi indywidualnego wynagrodzenia, czy innego świadczenia należnego ze stosunku pracy, pracodawca nie ma obowiązku uzgadniania tego ze związkiem zawodowym, dlatego czynności te zachodzące między stronami stosunku pracy pozostają niejawne dla podmiotów trzecich.

Inaczej jest w przypadku świadczeń socjalnych, których przyznanie wymaga uzgodnienia z zakładową organizacją związkową, co tym samym uchyla stan niejawności i nie stwarza na przyszłość podstawy do ochrony tej informacji w stosunku do podmiotu, który wcześniej już ją posiadł, albo co najmniej miał prawo posiąść tę informację.

Rozważając dalsze aspekty tego zagadnienia można jednoznacznie stwierdzić, że pracodawca ma prawny obowiązek przekazać na żądanie zakładowej organizacji związkowej imienny wykaz swoich emerytów i rencistów, jak również ma obowiązek umożliwić związkowi wgląd do pełnej dokumentacji związanej z działalnością socjalną.

Dalsze uwagi ograniczam do wniosków de lege ferenda. Można próbować uzasadniać tezę wykładniową zmierzającą do twierdzenia, że ustawodawca okazał się niekonsekwentny w aspekcie zestawienia art. 7 ust. 2 i art. 27 ust. 2 ustawy ozz.

W pierwszym przepisie przyznaje związkom zawodowym prawo działania w indywidualnych sprawach swoich członków oraz osób, które zostały objęte jego obroną. W drugim natomiast stwierdza, że przyznanie pracownikom – bez ograniczeń podmiotowo charakteryzujących – świadczeń z funduszu wymaga uzgodnienia z zakładową organizacją związkową.

W konkluzji wydaje się trafny wniosek, aby dokonać nowelizacji art. 27 ust. 2 ustawy ozz, poprzez dodanie po słowie „pracownikom” sformułowania: „o których mowa w art. 7 ust. 2”.

Takie uzupełnienie art. 27 ust. 2 ustawy ozz zlikwidowałoby problem, zapewniając obowiązkowe uzgodnienie przyznawania indywidualnych świadczeń socjalnych w stosunku do pracowników, w obronie których związek zawodowy występuje w indywidualnych sprawach.

Jeżeli chcesz wiedzieć więcej na ten temat – kliknij tutaj >>