Problematyka danych osobowych – część 1

Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (j.t. Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm. – zwana dalej ustawą odo), pozostaje w bezpośrednim powiązaniu z art. 22¹ K.p. regulującym zakres danych osobowych, jakie pracodawca może pozyskiwać od pracownika.

Interesuje Cię ten temat i chcesz wiedzieć więcej? kliknij tutaj >>

Ustawa odo przewiduje, że każdy ma prawo do ochrony dotyczących go danych osobowych. Pod pojęciem danych osobowych, zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy odo, należy rozumieć wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej.

Informacji nie uważa się za umożliwiającą określenie tożsamości osoby, jeżeli wymagałoby to nadmiernych kosztów, czasu lub działań. Informacje przechowuje się w zbiorze danych, przez co rozumieć należy każdy posiadający strukturę zestaw danych o charakterze osobowym, dostępny według określonych kryteriów, niezależnie od tego czy zestaw ten jest rozproszony lub podzielony funkcjonalnie.

Pod pojęciem przetwarzania danych rozumie się jakiekolwiek operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie, a zwłaszcza te, które wykonuje się w systemach informatycznych.

Pracodawca, w myśl art. 22¹ K.p., ma prawo pozyskiwać od pracownika wymienione w tym przepisie dane osobowe, ogólnie mówiąc niezbędne do realizowania obowiązków wynikających z przepisów prawa pracy.

Jeżeli określone obowiązki pracodawcy uzależnione są od wniosku pracownika, wówczas zbieranie informacji na ten temat uzależnione jest od takiego złożonego przez pracownika wniosku, co dotyczy np. korzystania ze zwolnienia okolicznościowego, o którym mowa w art. 188 K.p.

W konsekwencji oznacza to, że informacje na ten temat przechowywane w aktach osobowych mogą do nich trafić wówczas, gdy pracownik z takiego zwolnienia okolicznościowego chce skorzystać.

Posiadane przez pracodawcę dane osobowe pracownika podlegają ochronie prawnej, to znaczy w szczególności nie mogą być udostępniane podmiotom nieuprawnionym. Ogólna zasada dotycząca przetwarzania danych osobowych przewiduje, że przetwarzanie, w tym udostępnianie jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy m.in. jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisów prawa.

Przetwarzanie oznacza zarówno gromadzenie jak i udostępnianie danych osobowych danego pracownika, toteż można powiedzieć, że udostępnianie danych osobowych danego pracownika jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.

Niektóre kategorie danych osobowych zostały przez ustawodawcę poddane szczególnym rygorom ochronnym, poprzez wyraźne enumeratywne wyliczenie przypadków, które uzasadniają ich przetwarzanie.

Art. 27 ust. 1 ustawy odo zabrania przetwarzania danych osobowych ujawniających pochodzenie społeczne, rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub filozoficzne, przynależność wyznaniową, partyjną lub związkową, informacje o kodzie genetycznym, o nałogach lub życiu seksualnym oraz dane dotyczące skazań, orzeczeń o ukaraniu i mandatach karnych, a także innych orzeczeń wydanych w postępowaniu sądowym lub administracyjnym.

Przepis ten przewiduje jednocześnie enumeratywnie wyliczone 10 przypadków, które uzasadniają przetwarzanie takich danych osobowych. Wśród tych powodów wymieniona jest pisemna zgoda osoby, której dane dotyczą, a także wcześniejsze podanie określonych danych do wiadomości publicznej, np. w toku parlamentarnej czy samorządowej kampanii wyborczej.

Zgodnie z art. 29 ust. 1 ustawy odo w przypadku udostępnienia danych osobowych w celach innych niż włączenie do zbioru, administrator danych udostępnia posiadane dane osobowe osobom lub podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na mocy przepisów prawa.

Dane osobowe udostępnia się na pisemny wniosek, chyba że przepis innej ustawy stanowi inaczej. Wniosek pisemny powinien zawierać informację umożliwiającą wyszukanie w zbiorze żądanych danych osobowych oraz wskazanie ich zakresu i przeznaczenia. Udostępnione dane można wykorzystać wyłącznie zgodnie z przeznaczeniem, dla którego zostały udostępnione.

Art. 30 ustawy odo przewiduje, że administrator danych odmawia udostępnienia danych podmiotom nieuprawnionym do ich otrzymania wyraźnie na podstawie przepisów prawa, jeżeli udostępnienie spowodowałoby:

1. ujawnienie wiadomości stanowiącej tajemnicę państwową,
2. zagrożenie dla obronności lub bezpieczeństwa państwa,
3. zagrożenie dla podstawowego interesu gospodarczego lub finansowego państwa,
4. istotne naruszenie dóbr osobistych osób, których dane dotyczą, lub innych osób.

Ustawodawca przewiduje jednocześnie szereg przepisów sankcyjnych za naruszenie postanowień ustawy odo, wśród których najważniejszy jest art. 49. Zgodnie z tym przepisem, kto przetwarza w zbiorze dane osobowe, choć ich przetwarzanie nie jest dopuszczalne, albo do których przetwarzania nie jest uprawniony, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności, albo pozbawienia wolności do lat 2, a jeśli czyn dotyczy danych, o których mowa w art. 27 ust. 1, sprawca podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.

Na tle wskazanych regulacji ustawy odo rodzi się szereg wątpliwości dotyczących poprawnego rozumienia ochrony danych osobowych w stosunkach pracy. Panuje błędne przekonanie, jakoby imię i nazwisko pracownika podlegało ochronie jako dane identyfikujące określoną osobę.

Rzeczywiście, imię i nazwisko taki charakter identyfikacyjny posiada, ale informacja na ten temat samoistnie nie jest objęta ochroną danych osobowych w stosunkach pracy, ponieważ imienna identyfikacja pracownika jest powszechnie przyjęta, stosowana i akceptowana przede wszystkim w obrocie prawnym, dla którego jest konieczna.

Dopiero inne dane identyfikujące daną osobę wymienioną z imienia i nazwiska mogą uchodzić za element danych osobowych, czego typowym przykładem jest imię i nazwisko i adres.

Z tego powodu, przykładowo, na typowych wywieszkach domowych lokator może sobie zastrzec niepodawanie jego imienia i nazwiska. Zastrzeżenie takie w stosunkach pracy nie jest dopuszczalne ze względu na charakter wykonywanych przez pracowników czynności, których typowość wymaga identyfikacji pracownika z imienia i nazwiska.

Jeżeli chcesz wiedzieć więcej na ten temat – kliknij tutaj >>