Zatrudnianie cudzoziemców w branży gastronomicznej - ważne aspekty podatkowe i kadrowe

Kto w świetle prawa jest cudzoziemcem?

Z punktu widzenia polskiego prawa cudzoziemcem jest każda osoba nieposiadająca obywatelstwa polskiego. Dotyczy to zarówno:

• obywateli państw Unii Europejskiej i EOG,
  
• jak i osób spoza UE - np. z Ukrainy, Białorusi, Gruzji, Indii czy Filipin.
  
  

Różnica jest jednak zasadnicza, jeśli chodzi o formalności po stronie pracodawcy.

Obywatele UE, EOG i Szwajcarii mogą podjąć pracę w Polsce bez dodatkowego zezwolenia - obowiązują ich dokładnie te same zasady, co Polaków.

Inaczej wygląda to w przypadku obywateli państw trzecich, którzy dominują w strukturze zatrudnienia w polskiej gastronomii. Tu w grę wchodzi już obowiązek legalizacji pracy oraz pobytu.

Legalizacja pracy cudzoziemca w gastronomii - co musisz mieć „na papierze”?

Żeby praca cudzoziemca była legalna, muszą zostać spełnione dwa warunki jednocześnie:

1. Legalny pobyt w Polsce
   
2. Dokument uprawniający do pracy
   

W gastronomii, gdzie potrzeby kadrowe bywają bardzo dynamiczne, najczęściej spotkasz się z trzema rozwiązaniami:

Zezwolenie na pracę
To podstawowa i najszersza forma legalizacji. Wydawana jest na konkretnego pracodawcę i określone stanowisko. Zmiana restauracji, zakresu obowiązków czy istotnych warunków zatrudnienia zwykle oznacza konieczność uzyskania nowego zezwolenia.

Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy
Uproszczona procedura dla obywateli m.in. Ukrainy, Białorusi czy Gruzji. Sprawdza się szczególnie przy pracach sezonowych i krótkoterminowych. Nadal jednak wymaga rejestracji i zachowania określonych terminów.

Zezwolenie na pobyt czasowy i pracę
Jedno postępowanie administracyjne łączące prawo pobytu i wykonywania pracy. Coraz częściej spotykane w przypadku dłuższej współpracy.

Ważne: sam dokument pobytowy nie zawsze uprawnia do pracy. To jeden z najczęstszych błędów popełnianych w gastronomii, zwłaszcza przy intensywnych rekrutacjach sezonowych.

Klucz do bezpieczeństwa: dobór odpowiedniej ścieżki legalizacji

Nie ma jednego „uniwersalnego rozwiązania” dla wszystkich cudzoziemców. Każdy przypadek powinien być analizowany indywidualnie, z uwzględnieniem:

• obywatelstwa pracownika,
  
• długości zatrudnienia,
  
• rodzaju stanowiska,
  
• formy współpracy (umowa o pracę, zlecenie, B2B).
  
  

Dopiero na tej podstawie dobiera się odpowiedni sposób legalizacji pracy. Zły wybór może skutkować zarówno opóźnieniami, jak i dotkliwymi sankcjami.

Formy zatrudnienia a podatki i składki

Cudzoziemca w gastronomii możesz zatrudnić w oparciu o:

• umowę o pracę
  
• umowę zlecenie
  
• w niektórych przypadkach - w ramach działalności gospodarczej (B2B)
  
  

Najprościej wygląda sytuacja przy umowie o pracę. Wtedy obowiązują Cię takie same reguły jak wobec polskiego pracownika:

• odprowadzanie zaliczek na PIT,
  
• pełne składki ZUS,
  
• obowiązek ewidencji czasu pracy, urlopów, zwolnień itp.
  
  

Bardziej skomplikowana jest sytuacja przy umowach cywilnoprawnych. Tu kluczowe znaczenie ma tzw. rezydencja podatkowa.

Jeśli cudzoziemiec:

• nie ma w Polsce centrum interesów życiowych
  
• i przebywa w kraju krócej niż 183 dni w roku
  
  

może zostać uznany za nierezydenta, co wpływa na sposób opodatkowania jego wynagrodzenia. A to w gastronomii zdarza się bardzo często - zwłaszcza przy pracy sezonowej i rotacyjnej.

Dlatego współpraca z doświadczonym biurem rachunkowym lub działem kadr to już nie luksus, a konieczność.

Lista obowiązków pracodawcy w zakresie kadr i płac

Zatrudnienie cudzoziemca to coś więcej niż podpisanie umowy. Po stronie pracodawcy leży cały pakiet obowiązków, takich jak:

• zawarcie umowy zgodnej z dokumentem uprawniającym do pracy,
  
• zgłoszenie pracownika do ZUS w terminie,
  
• prowadzenie ewidencji czasu pracy,
  
• prawidłowe naliczanie wynagrodzeń, dodatków i nadgodzin,
  
• terminowe regulowanie składek i podatków,
  
• przechowywanie kopii dokumentów potwierdzających legalność pobytu,
  
• kontrola terminów ważności wiz, kart pobytu i zezwoleń,
  
• zgłaszanie każdej istotnej zmiany (stanowisko, czas pracy, wynagrodzenie).
  
  

W gastronomii jednym z najczęstszych błędów jest… zwykłe przeoczenie terminu. A kontynuowanie pracy po jego upływie to już nielegalne zatrudnienie - nawet jeśli było całkowicie niezamierzone.

Gastronomia rządzi się swoimi prawami

W tej branży wyzwania są szczególne:

• wysoka rotacja pracowników
  
• zmienne grafiki
  
• sezonowość
  
• praca nocna i świąteczna
  
• nadgodziny
  
  

To powoduje, że dokumentacja kadrowo-płacowa staje się skomplikowana szybciej niż w większości innych sektorów. Błąd w ewidencji czasu pracy może pociągnąć za sobą konsekwencje nie tylko księgowe, ale i prawne.

Sprawdź księgowość dla gastronomii5 w ofercie biura rachunkowego Solitax

Rzeczywista sytuacja z życia lokalu

Wyobraź sobie restaurację w kurorcie nadmorskim. Właściciel zatrudnia kilka osób z zagranicy „na szybko”, bo sezon nie czeka:

• część ma ruch bezwizowy,
  
• część wizy turystyczne,
  
• jedna osoba posiada kartę pobytu wydaną w innym kraju UE.
  
  

Brak weryfikacji dokumentów i błędne założenia prowadzą do kontroli i wysokiej kary. Dodatkowo pojawia się konieczność korekty podatków i składek.

To nie jest odosobniony przypadek. To codzienność w miejscowościach turystycznych.

A można było tego uniknąć jednym ruchem: wcześniejszą analizą dokumentów i konsultacją ze specjalistą.

Dlaczego warto zainwestować w profesjonalne wsparcie?

Prawidłowe zatrudnianie cudzoziemców to dziś element strategii bezpieczeństwa finansowego. Błędy mogą kosztować nie tylko pieniądze, ale też reputację i płynność działania lokalu.

Dlatego coraz więcej przedsiębiorców z sektora HoReCa decyduje się na:

• stałą obsługę kadrowo-płacową,
  
• konsultacje prawne w zakresie legalizacji pracy,
  
• automatyzację ewidencji czasu pracy,
  
• systemy monitorujące terminy dokumentów.
  

To inwestycja w spokój, stabilność i rozwój.

Twój Kierunek: stabilna i legalna kadra

Jeśli zatrudniasz cudzoziemców lub planujesz to zrobić, potraktuj ten proces nie jak problem, ale jak szansę na zbudowanie stabilnego zespołu i przewagi konkurencyjnej.

Świadome podejście do aspektów prawnych i podatkowych to dziś jeden z filarów nowoczesnej gastronomii.

A im lepiej masz to poukładane, tym więcej energii możesz poświęcić na to, co najważniejsze: jakość, gości i rozwój swojego biznesu.

Artykuł napisany z pomocą: biuro rachunkowe Solitax Warszawa