Indywidualne Porady Prawne specjalistów

Masz problem z prawem pracy? Opisz swój problem i zadaj pytania.
(zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje)

Obowiązki pracodawcy – wydawanie zaświadczeń

Autor: Tadeusz M. Nycz • Opublikowane: 2011-12-07

W artykule autor omawia formalne obowiązki pracodawcy związane z wydawaniem pracownikowi wszelkiego rodzaju zaświadczeń potwierdzających fakty na podstawie prowadzonych przez podmiot zatrudniający akt osobowych pracownika i innej dokumentacji z zakresu prawa pracy.

Podstawowe obowiązki pracodawcy wymienia art. 94 Kodeksu pracy. W myśl tego przepisu pracodawca jest obowiązany, w szczególności:

  1. zaznajamiać pracowników podejmujących pracę z zakresem ich obowiązków, sposobem wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach oraz ich podstawowymi uprawnieniami,

  2. organizować pracę w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu pracy, jak również osiąganie przez pracowników, przy wykorzystaniu ich uzdolnień i kwalifikacji, wysokiej wydajności i należytej jakości pracy,

  3. organizować pracę w sposób zapewniający zmniejszenie uciążliwości pracy, zwłaszcza pracy monotonnej i pracy w ustalonym z góry tempie,

  4. przeciwdziałać dyskryminacji w zatrudnieniu, w szczególności ze względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną, a także ze względu na zatrudnienie na czas określony lub nieokreślony albo w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy,

  5. zapewniać bezpieczne i higieniczne warunki pracy oraz prowadzić systematyczne szkolenie pracowników w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,

  6. terminowo i prawidłowo wypłacać wynagrodzenie,

  7. ułatwiać pracownikom podnoszenie kwalifikacji zawodowych,

  8. stwarzać pracownikom podejmującym zatrudnienie po ukończeniu szkoły prowadzącej kształcenie zawodowe lub szkoły wyższej warunki sprzyjające przystosowaniu się do należytego wykonywania pracy,

  9. zaspokajać w miarę posiadanych środków socjalne potrzeby pracowników,

  10. stosować obiektywne i sprawiedliwe kryteria oceny pracowników oraz wyników ich pracy,

  11. prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników,

  12. przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem,

  13. wpływać na kształtowanie w zakładzie pracy zasad współżycia społecznego.

Konstrukcja treści art. 94 K.p. świadczy o stworzeniu przez ustawodawcę niezamkniętego katalogu obowiązków, o czym przesądza użycie zwrotu: „Pracodawca jest obowiązany, w szczególności”.

Interesuje Cię ten temat i chcesz wiedzieć więcej? kliknij tutaj >>

Powinności pracodawcy względem pracownika nie ograniczają się zatem przedmiotowo do spraw wymienionych ogólnie w art. 94 K.p., czy też szczegółowo w innych konkretnych postanowieniach kodeksu np. w art. 97 K.p. mówiącym o obowiązku wydania świadectwa pracy.

Obowiązki pracodawcy mogą wynikać także z przepisów szczególnych w stosunku do Kodeksu pracy, a także z postanowień będących źródłami prawa zakładowego lub ponadzakładowego, o których mowa w art. 9 K.p.

Niezależnie od tego, obowiązki pracodawcy względem pracownika mogą wynikać z zasad współżycia społecznego, a także z ustalonych zwyczajów. Takie poszerzenie obowiązków pracodawcy wynika z jednej strony z użycia przez ustawodawcę w art. 94 K.p. zwrotu „w szczególności”, a z drugiej strony z art. 56 Kodeksu cywilnego znajdującego zastosowanie w stosunkach pracy przez art. 300 K.p.

W myśl art. 56 K.c. czynność prawna (umowa o pracę) wywołuje nie tylko skutki w niej wyrażone, lecz również te, które wynikają z:

  1. ustawy,
  2. zasad współżycia społecznego,
  3. ustalonych zwyczajów.

Dalszą część rozważań koncentruję na problematyce obowiązków pracodawcy wynikających z pkt 2 i 3. Prawo z natury rzeczy nie nadąża za rzeczywistością, a także nie jest w stanie regulować kompleksowo wszystkich zagadnień, które mogą zaistnieć w stosunkach społecznych. Biorąc to pod uwagę, system prawny opiera się na pewnych ogólnych zasadach, klauzulach, z których można wywodzić pewne oczywiste obowiązki określonych podmiotów.

Nierealizowanie tych obowiązków albo opieranie swych praw na odmiennych poglądach, sprzecznych z zasadami współżycia społecznego, nie jest poprawnym stosowaniem prawa i nie korzysta z jego ochrony – w stosunkach pracy zgodnie z art. 8 K.p.

W działaniach podmiotów zatrudniających, zwłaszcza ze sfery pozapublicznej, często zdarzają się przypadki odmawiania pracownikowi wglądu do dokumentów jego dotyczących, czy też odmowy przez pracodawcę wydania pisemnego potwierdzenia faktów wynikających z prowadzonej przez pracodawcę dokumentacji pracowniczej.

Na przykład pracownik zwraca się o:

  • potwierdzenie wysokości otrzymywanego wynagrodzenia za pracę, motywując to określoną potrzebą dla celów zabezpieczenia społecznego, czy też dla celów pozyskania kredytu w banku,
  • potwierdzenie korzystania przez pracownicę czy pracownika z urlopu wychowawczego, co może mieć znaczenie dla celów zabezpieczenia społecznego w części dotyczącej pomocy społecznej,
  • potwierdzenie innych faktów na podstawie dokumentów będących w posiadaniu pracodawcy konieczne dla określonego celu.

Podmiot zatrudniający w takich przypadkach często odmawia pracownikowi potwierdzenia pisemnego, stwierdzając, iż nie posiada w tym zakresie obowiązku prawnego. Tego rodzaju postawa pracodawcy jest niewłaściwa, gdyż niezrealizowanie umotywowanego wniosku pracownika w każdym przypadku ocenić należy jako działanie sprzeczne z zasadami współżycia społecznego (art. 8 K.p.), a także sprzeczne z przyjętymi powszechnie zwyczajami w tym zakresie.

Pracodawca zobowiązany na mocy art. 94 pkt 9a K.p. do prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika nie może skutecznie powoływać się na brak podstawy prawnej do wydania pracownikowi stosownego poświadczenia na podstawie tych akt, gdyż byłoby to działanie nie tylko sprzeczne z zasadami współżycia społecznego ale z ustalonym powszechnie zwyczajem funkcjonującym od dnia wejścia w życie kodeksu, czyli od 1 stycznia 1975 r.

Pracownik w razie odmowy spełnienia jego żądania ma oczywiście prawo zwrócenia się do sądu pracy w trybie art. 189 K.p.c. z wnioskiem o określone ustalenie danego faktu przez sąd. Nie jest to jednak rozwiązanie korzystne, ponieważ tego rodzaju poświadczenie jest pracownikowi potrzebne szybko, dla celów bieżącego załatwienia danej sprawy, a procedura sądowa wyklucza możliwość szybkiego, odpowiedniego do potrzeb pracownika, rozstrzygnięcia takiej sprawy.

Niekiedy niedotrzymanie pewnych terminów przewidzianych w przepisach prawa może spowodować negatywne dla pracownika konsekwencje prawne, jeżeli danego zaświadczenia nie przedłoży w wymaganym czasie. W tym miejscu trzeba zwrócić uwagę na ograniczenia w zakresie żądania od obywatela zaświadczenia przez organ administracji publicznej, które wynikają z art. 220 K.p.a. Nie mniej jednak poświadczenie określonego faktu może być pracownikowi potrzebne dla celów postępowania przed innym podmiotem niż organ administracji publicznej.

W razie posiadania przez pracownika dowodów odmowy wydania stosownego poświadczenia przez pracodawcę podmiot zatrudniający może być pociągnięty do odpowiedzialności odszkodowawczej na zasadach ogólnych, przewidzianych w szczególności w art. 415 K.c. przez art. 300 K.p. Przepis ten stanowi, że ten, kto z winy swej wyrządził drugiemu szkodę, obowiązany jest do jej naprawienia.

W związku z ogólną zasadą wyrażoną w art. 24 Konstytucji RP, która stanowi o tym, że państwo sprawuje nadzór nad warunkami wykonywania pracy, a w imieniu państwa rolę tę pełni Państwowa Inspekcja Pracy, działająca na podstawie ustawy z dnia 13 kwietnia 2007 r. (Dz. U. Nr 89, poz. 589, z późn. zm.) – pracownicy słusznie kierują do inspektora pracy pisma, skarżąc się w określonym zakresie na zaniechania ze strony pracodawcy.

Głoszony jest jednak błędny pogląd, jakoby inspektor pracy nie był kompetentny do załatwienia takiej sprawy. W szczególności podnosi się brak podstawy prawnej dla działania organu PIP.

Biorąc to pod uwagę, wyjaśniam, że dla takich przypadków istnieje pełna podstawa prawna zarówno do podjęcia interwencji przez inspektora pracy, jak i sporządzenia przez niego wystąpienia pokontrolnego, jeżeli ustne polecenie likwidacji nieprawidłowości nie będzie wystarczające.

Interwencja inspektora pracy może polegać na tym, że w ramach przeprowadzanej kontroli, na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 3 cyt. ustawy o PIP, zażąda od pracodawcy pisemnego potwierdzenia określonego faktu, załączając dokument do protokołu kontroli w formie jego załącznika, a następnie kopię tego dokumentu przekaże zainteresowanemu pracownikowi.

Podstawą prawną wystąpienia inspektora pracy w takiej sprawie – w razie potrzeby jego sporządzenia – powinien być art. 94 K.p. w związku z art. 56 K.c. przez art. 300 K.p. w powiązaniu z art. 8 K.p.

Odmowa wydania przez pracodawcę stosownego pisemnego poświadczenia opartego na dokumentach znajdujących się w jego posiadaniu powinna być oceniona przez inspektora pracy jako sprzeczna z zasadami współżycia społecznego (art. 8 K.p.) i ustalonymi powszechnie obowiązującymi zwyczajami (art. 56 K.c. przez art. 300 K.p.).

Uporczywe uchylanie się od takiego obowiązku może być także ocenione jako podejrzenie wyczerpania znamion przestępstwa z art. 218 § 1 Kodeksu karnego. Czyny takie wstępnie ocenia inspektor pracy, gdyż jest to przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego i dlatego organ PIP jest obowiązany powiadomić o podejrzeniu popełnienia przestępstwa właściwego prokuratora, zgodnie z art. 304 § 2 Kodeksu postępowania karnego.

Reasumując, omawiane zaniechanie ze strony pracodawcy powinno być przedmiotem wnikliwej kontroli inspektora pracy, zaś przypadki odsyłania petentów do sądu pracy należy eliminować, gdyż świadczyć by mogły jedynie o bezdusznym i biurokratycznym działaniu organu PIP i nierealizowaniu obowiązków ciążących na inspekcji pracy.

Jeżeli chcesz wiedzieć więcej na ten temat – kliknij tutaj >>

Indywidualne Porady Prawne specjalistów

Masz problem z prawem pracy? Opisz swój problem i zadaj pytania.
(zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje)


Kodeks pracy

[Pobierz Kodeks pracy] Stan prawny – 1.01.2017 r. j.t. z zaznaczonymi zmianami.

Kodeks pracy

[Pobierz ustawę o PIP] Stan prawny – 1.03.2017 r. j.t. z zaznaczonymi zmianami.

Szukamy prawników » wizytówka Zadaj pytanie »