Ewidencja czasu pracy – część 3

Zgodnie z art. 149 § 1 zdanie pierwsze Kodeksu pracy, pracodawca jest obowiązany prowadzić ewidencję czasu pracy pracownika dla celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy.

Interesuje Cię ten temat i chcesz wiedzieć więcej? kliknij tutaj >>

W drugiej części cyklu artykułów pt. Ewidencja czasu pracy, na podstawie konkretnego stanu faktycznego udowodniłem, że na pracodawcy ciąży obowiązek prowadzenia i przechowywania zmiennego rozkładu czasu pracy pracownika, jeśli w takim rozkładzie czasu pracy pracownik jest zatrudniony.

Prowadzona przez pracodawcę indywidualna karta ewidencji czasu pracy pracownika nie jest wystarczającą dokumentacją w tym zakresie, jeśli pracownik zatrudniony będzie w zmiennym rozkładzie czasu pracy.

Prowadzona ewidencja czasu pracy w formie wyłącznie odnotowywania rzeczywistego czasu pracy pracownika nie odpowie na pytanie z zakresu planowania wolnej czy pracującej niedzieli, wobec tego, chcąc prawidłowo ustalić należne pracownikowi wynagrodzenie za pracę w niedziele, pracodawca musi prowadzić i przechowywać zmienny rozkład czasu pracy pracownika.

Przechowywanie tego zmiennego rozkładu czasu pracy musi pozostawać w odpowiedniej korelacji z terminem przedawnienia roszczeń pracownika ze stosunku pracy, o czym mowa w art. 291 § 1 K.p.

Trzyletni termin przedawnienia roszczeń powoduje, że zmienny rozkład czasu pracy stosowany przez pracodawcę wobec pracownika musi być przechowywany co najmniej przez 3 lata, licząc od dnia zakończenia danego okresu rozliczeniowego czasu pracy, którego ten rozkład dotyczy.

W świetle wykazanego obowiązku pracodawcy sporządzania i przechowywania zmiennego rozkładu czasu pracy pracownika dziwić mogą odmienne poglądy wykładniowe forsowane przez niektórych komentatorów, jak również ubocznie wyrażane na ten temat sformułowania Sądu Najwyższego (por. wyrok SN z dnia 11 grudnia 2007 r., w którego uzasadnieniu zawarto tego rodzaju twierdzenie, podane ubocznie bez żadnych motywów wyjaśniających – por. wyrok SN z dnia 11 grudnia 2007 r. I PK 157/2007 r. Lex nr 375735 – przy czym dodać trzeba, że zarówno sentencja jak i uzasadnienie wyroku w pozostałym zakresie są w pełni przekonujące i słuszne).

Zdaję sobie sprawę, że problematyka czasu pracy i wynagrodzenia za pracę należy bodaj do najtrudniejszych w strukturze zagadnień, jakie obejmuje prawo pracy. Dokonując wykładni w tym zakresie, trzeba jednak nie tylko dobrze posługiwać się regułami wykładni prawa, ale także sprawdzić prezentowane koncepcje interpretacyjne na konkretnych przykładach praktycznych.

Mam tutaj na myśli zbadanie, czy określony kierunek wykładniowy sprawdza się we wszystkich możliwych stanach faktycznych, jakie mogą zaistnieć na tle stosowania przepisów o czasie pracy.

W niektórych przypadkach przyjęta za słuszną wykładnia przepisów o czasie pracy wymaga także zbadania pod kątem poprawności arytmetycznej, ponieważ szereg instytucji czasu pracy łączy się nierozerwalnie z koniecznością dokonywania określonych obliczeń matematycznych.

Prezentujący owe błędne interpretacje w omawianym zakresie, być może poprzestają na wykładni opartej na założeniach teoretyczno-prawnych, nie sprawdzając słuszności swoich tez na hipotetycznych przykładach praktycznych.

Zauważyć należy, że prawo pracy, a szczególnie instytucje czasu pracy i wynagrodzenia za pracę w koncepcjach wykładniowych powinny być badane na praktycznych przykładach. Jeśli bowiem jakiś kierunek wykładni okaże się niewłaściwy, choćby w jednym przykładowym stanie faktycznym, jaki może zaistnieć na tle całokształtu stosowania działu szóstego Kodeksu pracy – to oznacza, że cała koncepcja interpretacyjna jest fałszywa.

W tych warunkach, aby dojść do właściwego pojmowania określonej instytucji prawnej, trzeba proces wykładniowy rozpoczynać od początku. Wielu komentatorów tej dziedziny prawa nie ma doświadczeń praktycznych w stosowaniu prawa pracy i dlatego formułowane wykładnie są niekiedy oczywiście błędne.

Niestety, mało kto umie i chce przyznać się do raz popełnionego błędu, toteż tego rodzaju fałszywe kierunki interpretacji funkcjonują nadal, tworząc niepotrzebne zamieszanie w procesie stosowania prawa pracy.

Kolejnym problemem, związanym ze strukturą ewidencji czasu pracy, jaką ma obowiązek prowadzić pracodawca, jest kwestia obowiązku odnotowywania w tej ewidencji godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy przez pracownika.

Także w tym zakresie wyrażane są błędne poglądy, jakoby na pracodawcy nie ciążył obowiązek prowadzenia ewidencji w taki sposób, aby na jej podstawie można było określić nie tylko w jakich dniach dany pracownik pracował, ale także od której do której godziny.

Wyrażający takie zapatrywania uważają, że w tym zakresie brak jest wyraźnego przepisu prawa, toteż taki obowiązek pracodawcy nie obciąża. Jest to z gruntu twierdzenie fałszywe.

Wyjaśnić wypada przede wszystkim, że nie wszystkie obowiązki pracodawcy wynikają bezpośrednio z wyraźnych zapisów ustawy czy przepisów wykonawczych. Szereg powinności posiada swe źródło w określonych instytucjach, w tym przypadku czasu pracy, w których istocie mieści się określony obowiązek pracodawcy.

Potrzeba odnotowywania godzin rozpoczęcia i zakończenia przez pracownika pracy może być realizowana w sposób bezpośredni albo pośredni. To rozróżnienie wiąże się z rodzajem rozkładu czasu pracy pracownika i ma charakter celowościowy.

Pracownik zatrudniony wedle stałego rozkładu czasu pracy, np. od 7.00 do 15.00, podpisując listę obecności w danym dniu, nie ma potrzeby odnotowywania godziny przyjścia i godziny wyjścia z pracy, dlatego że istnieje domniemanie, iż zgodnie z przyjętym rozkładem czasu pracy, pracował w dniu, w którym się podpisał na liście obecności, od godziny 7.00 do 15.00.

Gdyby natomiast w konkretnym dniu pracownik miał wykonywać pracę w innym przedziale czasowym, wówczas ten fakt powinien być w prowadzonej ewidencji wyraźnie zaznaczony. W konsekwencji, jak widać, w przypadku stałego rozkładu czasu pracy pracownika odnotowywanie godziny przyjścia i godziny wyjścia z pracy nie jest potrzebne, gdyż wynika z domniemania związanego z przedziałem stałego rozkładu czasu pracy.

Odmiennie rzecz wygląda w przypadku zatrudnienia pracownika w zmiennym rozkładzie czasu pracy, co najbardziej jaskrawo widać na tle stosowania systemu równoważnych norm czasu pracy.

Przykładowo, jeśli pracownik w danym dniu pracował 12 godzin i w prowadzonej ewidencji czasu pracy pracodawca zaznaczy wyłącznie liczbę 12 godzin w poniedziałek i 12 godzin we wtorek itd., to na podstawie takiego zapisu nie można będzie ustalić, czy zachowano prawo pracownika do odpoczynku dobowego, a także nie będzie wiadomo, czy pracownik pracował, czy nie pracował w godzinach nadliczbowych przekraczających normę dobową czasu pracy.

Ten ostatni przypadek może mieć miejsce także w podstawowym systemie czasu pracy, kiedy to np. w poniedziałek pracownik jest zatrudniony od 7.00 do 15.00, a we wtorek zostanie zatrudniony od 6.00 do 14.00. Mimo zatrudnienia w granicach normatywnego czasu pracy, w związku z rozliczaniem czasu pracy w skali dobowej, pracownik we wskazanym poniedziałku przepracował 1 godzinę nadliczbową, ponieważ jego doba pracownicza trwała od 7.00 w poniedziałek do 7.00 we wtorek, natomiast we wtorek pracownik został zatrudniony od 6.00, czyli w sumie w dobie poniedziałkowej przepracował 9 godzin.

W przypadku stosowania do pracownika 8-godzinnej dobowej normy czasu pracy, w podanym przypadku pracownik był zatrudniony przez 9 godzin na dobę i dlatego wystąpiła 1 godzina nadliczbowa.

W braku wyraźnego określenia w prowadzonej ewidencji czasu pracy godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy w obu podanych dniach, nie da się poprawnie obliczyć należnego pracownikowi wynagrodzenia, w tym wynagrodzenia za godziny nadliczbowe.

Przykład ten obrazuje, że w systemowym ujęciu poprawnego stosowania przepisów o czasie pracy pracodawca, poprawnie realizując obowiązek zapisany w art. 149 K.p., musi odnotowywać godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy przez pracownika, chyba że te godziny wynikają ze stałego rozkładu czasu pracy.

Jeżeli chcesz wiedzieć więcej na ten temat – kliknij tutaj >>