Charakter prawny dokumentacji osobowej pracownika

Zgodnie z art. 94 pkt 9^a Kodeksu pracy, pracodawca jest obowiązany prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika. Szczegóły w tym zakresie reguluje wydany na podstawie art. 298¹ K.p. akt wykonawczy do Kodeksu pracy (por. artykuł pt. Prowadzenie akt osobowych).

Interesuje Cię ten temat i chcesz wiedzieć więcej? kliknij tutaj >>

Najważniejsze znaczenie dla bieżącej realizacji stosunku pracy mają w szczególności obowiązki pracodawcy dotyczące prowadzenia dla każdego pracownika:

• karty ewidencji czasu pracy,
• imiennej karty (listy) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych należnych ze stosunku pracy świadczeń,
• karty ewidencyjnej przydziału odzieży i obuwia roboczego a także środków ochrony indywidualnej, jak również wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za użytkowanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację,
  ponieważ one dotyczą z jednej strony bieżącego ewidencjonowania czasu pracy, które przekłada się na poprawne wyliczenie comiesięcznie wypłacanego wynagrodzenia, a z drugiej strony ewidencja przydzielonej odzieży pozwala na stwierdzenie, czy pracownik został prawidłowo przez pracodawcę wyposażony w stosowne środki z punktu widzenia zapewnienia mu bezpiecznych i higienicznych warunków pracy.

Powyższe stwierdzenie na temat stopniowania ważności tej części prowadzonej przez pracodawcę dokumentacji, nie zmienia faktu, że cała prowadzona dokumentacja pracownicza ma istotny charakter dokumentów o znaczeniu prawnym.

Oznacza to, że każdy dokument wchodzący w skład prowadzonej dokumentacji pracowniczej czy akt osobowych pracownika, jest dokumentem o znaczeniu prawnym, ponieważ z jego treścią łączą się albo prawa lub obowiązki pracownika albo prawa lub obowiązki pracodawcy.

Z tego faktu płyną dla pracodawcy szczególnie znamienne obowiązki w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej w tym akt osobowych w sposób rzetelny, wedle typowych zasad prowadzenia dokumentów potwierdzających określone fakty prawne o doniosłym znaczeniu prawnym, skutkującym odpowiedzialnością, nawet karną na wypadek takich błędów, które wyczerpią znamiona czynu zabronionego.

W prowadzonej dokumentacji, czy aktach osobowych, mogą oczywiście zaistnieć określone błędy wynikające z pomyłek pracowników, przez których ręce przechodzą dane dokumenty. Pomyłki takie powinny być jednak bieżąco eliminowane i wyjaśniane przez pracodawcę lub osoby działające w tym zakresie w jego imieniu, tak, aby prowadzona dokumentacja w zakresie swojej rzetelności nie budziła wątpliwości, co do jej prawdziwości i spójności treściowej poszczególnych dokumentów.

Zapisy wskazanych wyżej dokumentów, zobowiązujące pracodawcę do prowadzenia kart ewidencji czasu pracy pracownika, nie oznaczają dopuszczalności tworzenia przez pracodawcę lub jego służby różnych sprzecznych ze sobą dokumentów wskazujących lub potwierdzających fakty pozostawania pracownika w dyspozycji pracodawcy.

Przykładowo, pracodawca sporządza kartę ewidencji czasu pracy pracownika, w której zapisuje, że pracownik pracuje przez 5 dni w tygodniu po 8 godzin, tymczasem z prowadzonej ewidencji elektronicznej wejść i wyjść na teren zakładu pracy wynika, że pracownik przebywał w miejscu pracy w tym samym okresie po 9-10 godzin na dobę.

Pracodawca ową rozbieżność dokumentacyjną usiłuje tłumaczyć tym, że czas pracy pracownika zapisany jest w karcie ewidencji czasu pracy, natomiast ewidencja elektroniczna nie ma znaczenia prawnego i dlatego nie stanowi dowodu pracy pracownika i w konsekwencji podstawy do twierdzenia, że pracował w godzinach nadliczbowych.

Tego rodzaju wyjaśnienia nie są ani poprawne ani wystarczające. Oczywiście, może się zdarzyć incydentalna rozbieżność między zapisem pobytu pracownika na terenie zakładu pracy a zapisem jego rzeczywistego czasu pracy w tym samym dniu. Może ona wynikać z różnego rodzaju okoliczności w tym także błędów systemu elektronicznego wywołanego zachowaniem pracownika, czy pracodawcy albo jego służb.

Każdy jednak przypadek takiej rozbieżności powinien być przez pracodawcę wyjaśniony. Na przykład, z wydruku elektronicznego wynika, że w danym dniu pracownik przebywał na terenie zakładu pracy przez całą dobę z tego powodu, że rano zalogował się, a wychodząc z pracy z nie mógł się wylogować wskutek awarii systemu elektronicznego.

W takim przypadku, w danym dniu zjawisko powinno dotyczyć także innych pracowników wychodzących z pracy o tej samej porze. Jeśli okoliczności te zostaną potwierdzone, to wówczas istnieje obiektywne usprawiedliwienie zaistniałej rozbieżności w prowadzonych przez pracodawcę dokumentach i kontrolujący inspektor pracy na pewno nie będzie takiego przypadku kwestionował.

Inaczej rzecz wygląda wówczas, gdy porównanie karty ewidencji czasu pracy z wydrukiem elektronicznym obecności pracownika na terenie zakładu pracy wykazuje, że codziennie, co drugi dzień, czy też wielokrotnie w skali np. miesiąca przebywał na terenie zakładu pracy dłużej, aniżeli wynika to z zapisów karty ewidencji czasu pracy, a pracodawca nie przeprowadził na tę okoliczność żadnego postępowania wyjaśniającego.

W opisanym stanie faktycznym, postępowanie jest naganne, ponieważ pracodawcy nie wolno tworzyć sprzecznych ze sobą dokumentów, z których jeden na pewno potwierdza nieprawdę, w rozumieniu art. 271 Kodeksu karnego, jeżeli nie przeprowadził stosownego postępowania wyjaśniającego w sposób obiektywny taką zaistniałą rozbieżność między dwoma dowodami.

Właśnie ze względu na doniosłość prawną każdego dokumentu wchodzącego w skład dokumentacji pracowniczej, czy też akt osobowych, takie postępowanie pracodawcy w każdym przypadku będzie uznawane za nieprawidłowe i podlegające ocenie pod kątem prawno-karnym.

Zgodnie, bowiem z art. 115 § 14 Kodeksu karnego, dokumentem jest każdy przedmiot lub zapis na komputerowym nośniku informacji, z którym jest związane określone prawo, albo, który ze względu na zawartą w nim treść stanowi dowód prawa, stosunku prawnego lub okoliczności mającej znaczenie prawne.

Jak wyżej wspomniałem każdy dokument wchodzący w skład dokumentacji pracowniczej czy akt personalnych pracownika jest dokumentem mającym znaczenie prawne. Z kolei prowadzona przez pracodawcę ewidencja elektroniczna potwierdzająca pobyt pracowników na terenie zakładu pracy jest dokumentem w rozumieniu art. 115 § 14 K.k., gdyż ściśle odpowiada tej definicji.

W konsekwencji, prowadzenie przez pracodawcę takich rozbieżnych treściowo dokumentów (dowodów) potwierdzających tę samą okoliczność, niewątpliwie jest nieprawidłowe. Jeżeli natomiast w wyniku interwencji inspektora pracy pracodawca nie zmieni swojego postępowania i nadal będzie tworzył tego rodzaju sprzeczne dowody na tę samą okoliczność, wówczas taki stan faktyczny może być przedmiotem oceny pod kątem dopuszczenia się czynu zabronionego poświadczania nieprawdy, w rozumieniu art. 271 K.k.

Reasumując, pracodawca powinien być świadomy, że każdy stworzony przez niego dokument dotyczący okoliczności związanej z realizacją stosunku pracy jest dokumentem o znaczeniu prawnym. Prowadzenie takich dokumentów wymaga szczególnej dbałości w zakresie ich rzetelności.

Rozbieżność treściowa określonych dowodów poświadczających tę samą okoliczność, na wypadek zaniechania poprawnego sposobu postępowania ze strony pracodawcy, będącego gwarantem rzetelności w obrocie prawnym w relacji pracodawca – pracownik, gdyż to jemu ustawodawca powierzył prowadzenie tych dokumentów, może powodować znamienne konsekwencje dla pracodawcy, nie wyłączając nawet odpowiedzialności karnej.

Jeżeli chcesz wiedzieć więcej na ten temat – kliknij tutaj >>