Czas pracy – obowiązek ewidencji

Obowiązek prowadzenia dokumentacji ze stosunku pracy musi być interpretowany na tle art. 298¹ w powiązaniu z art. 149 K.p.. Na pracodawcy ciąży obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy w takim zakresie, jaki jest niezbędny dla celów prawidłowego ustalenia wynagrodzenia za pracę i innych należnych pracownikowi świadczeń.

Interesuje Cię ten temat i chcesz wiedzieć więcej? kliknij tutaj >>

Pracodawca zakłada i prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym:

• pracę w niedziele i w święta,
• pracę w porze nocnej,
• pracę w godzinach nadliczbowych,
• pracę w dniu wolnym od pracy, wynikającym z pięciodniowego tygodnia pracy, okres pełnionego dyżuru,
• okres urlopu (wypoczynkowego, okolicznościowego, płatnego i bezpłatnego),
• okres zwolnienia od pracy,
• okres usprawiedliwionej i nie usprawiedliwionej nieobecności w pracy.

Pracodawca ma obowiązek przechowywania harmonogramów czasu pracy pracowników, łącznie z roczną kartą ewidencji czasu pracy, a także innymi ewentualnie prowadzonymi dokumentami, takimi jak listy obecności, karty zegarowe itp., jeżeli suma informacji zapisanych w tych dokumentach pozwoli dopiero na prawidłowe rozliczenie czasu pracy i obliczenie należnego pracownikowi wynagrodzenia.

Harmonogram czasu pracy sporządzany na dany okres rozliczeniowy musi być przechowywany zawsze dlatego, że w stosunku do niego należy dokonywać stosownych odliczeń z normatywnego czasu pracy za okresy nieobecności pracownika w pracy.

Harmonogram czasu pracy winien być przechowywany zarówno w wersji pierwotnej jak i w wersji zmienionej, ponieważ odliczenia, o których mowa w art. 130 § 3 K.p. mają być dokonywane w stosunku do pierwotnej wersji harmonogramu czasu pracy.

Harmonogram ten, jak każdy plan bieżąco ulega zmianie. Wobec tego, graficznie winien być tak prowadzony, aby można było z jego treści wywnioskować pierwotne brzmienie harmonogramu.

Do tej pierwotnej treści harmonogramu czasu pracy odnosi się zarówno art. 151 § 1 K.p. określający zasady dotyczące wypłacania dodatków za pracę nadliczbową, jak i art. 139 § 1 K.p. mówiący o z góry określonym rozkładzie czasu pracy przewidującym przerwę w pracy w skali dobowej.

Obowiązek pracodawcy nie ogranicza się do prowadzenia rocznej karty ewidencji czasu pracy, ale obejmuje kompletną ewidencję prowadzoną przez pracodawcę, na podstawie której można dokonać poprawnie rozliczenia czasu pracy i poprawnie obliczyć wynagrodzenie za pracę.

Jeżeli przykładowo, pracodawca wprowadził zasadę stosowania list obecności, w których pracownicy podpisując się zapisują zarówno godzinę przyjścia do pracy, jak i godzinę zakończenia pracy, to wówczas taki dokument powinien być również przechowywany w ramach szeroko rozumianej ewidencji czasu pracy w rozumieniu art. 149 § 1 K.p.

Nie prowadzenie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy lub akt osobowych pracowników zostało potraktowane jako wykroczenie z art. 281 pkt 6 K.p., zagrożone karą grzywny do 30.000.- złotych. W przypadkach naruszeń mniejszej wagi, inspektor pracy może zastosować mandat karny w granicach od 1.000.- zł. do 2.000.- zł.

Jeżeli chcesz wiedzieć więcej na ten temat – kliknij tutaj >>