Dlaczego pierwszy wniosek o dofinansowanie z PFRON jest tak ważny?

Choć PFRON wypłaca dofinansowanie na postawie z art. 26a ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych co miesiąc, nie wszystkie warunki weryfikuje się z taką samą częstotliwością. Część z nich ustala się na starcie i od tego czasu obowiązuje przez cały okres zatrudnienia – są to przede wszystkim efekt zachęty i konieczność uzyskania pomocy. Inne, jak dane z formularza INF-O-PP, pracodawca potwierdza przy każdym wniosku, więc błąd może się pojawić w każdym miesiącu. Błędu w żadnej z tych kwestii system SODiR nie wychwyci automatycznie.

Efekt zachęty i konieczność pomocy – warunki ustalane przy zatrudnieniu

Efekt zachęty ma wykazać, że dofinansowanie przełożyło się na nowe miejsce pracy albo na obsadzenie stanowiska zwolnionego w ściśle określonych okolicznościach. Wymaga się go od pracodawców, dla których dofinansowanie stanowi pomoc publiczną. Ustalany jest on jednorazowo, w momencie podjęcia pracy przez pracownika z niepełnosprawnością i obowiązuje do końca zatrudnienia.

W pierwszej kolejności stosuje się metodę ilościową: w miesiącu zatrudnienia pracownika zatrudnienie ogółem w firmie (w przeliczeniu na etaty) musi być wyższe niż średnio w 12 poprzednich miesiącach. Dopiero gdy takiego wzrostu nie ma, pracodawca może sięgnąć po metodę jakościową i wykazać, że pracownik objął stanowisko zwolnione w okolicznościach z art. 26b ust. 4-5 ustawy, np. po wypowiedzeniu złożonym przez poprzednika, rozwiązaniu umowy za porozumieniem stron albo bez wypowiedzenia z powodu ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych (art. 52 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy), z upływem okresu, na który zawarto umowę lub po obniżeniu wymiaru czasu pracy na wniosek pracownika.

Jeśli efekt zachęty zostanie oceniony błędnie, każde kolejne dofinansowanie na tego pracownika jest pobierane nienależnie.

Formularz INF-O-PP – powiązania kapitałowe i sytuacja ekonomiczna

Pracodawcy, dla których dofinansowanie stanowi pomoc publiczną, dołączają formularz INF-O-PP do każdego wniosku Wn-D i każdej jego korekty. Zawiera on m.in. informacje o wielkości przedsiębiorstwa, jego powiązaniach z innymi podmiotami i sytuacji ekonomicznej. Do wniosków i korekt nadanych od 1 czerwca 2026 r. dołącza się nowy wzór formularza.

Pominięcie powiązań z innymi podmiotami – nie tylko kapitałowych, lecz także osobowych czy umownych – może zmienić kategorię wielkości przedsiębiorstwa, a od niej zależy m.in. to, które kryteria trudnej sytuacji ekonomicznej trzeba sprawdzić. Może też zafałszować wynik efektu zachęty. W metodzie ilościowej liczy się bowiem łączny personel wszystkich podmiotów powiązanych.

Błędy w formularzu INF-O-PP mogą więc podważyć prawo do całego otrzymanego dofinansowania.

System SODiR – kontrola formularza, a nie warunków dofinansowania

System Obsługi Dofinansowań i Refundacji (SODiR), w którym pracodawcy składają wnioski, weryfikuje przede wszystkim kompletność i spójność wprowadzonych danych. Nie ocenia natomiast, czy pracodawca spełnił warunki ustawowe.

Zgodność z przepisami PFRON sprawdza dopiero później, w postępowaniu sprawdzającym lub podczas kontroli. Jeśli Fundusz stwierdzi nieprawidłowości, żąda zwrotu nienależnie pobranej kwoty wraz z odsetkami w wysokości jak dla zaległości podatkowych, liczonymi od dnia otrzymania środków (art. 49e ustawy). Prezes Zarządu PFRON wydaje w tej sprawie decyzję nakazującą zwrot (art. 26a ust. 11), od której przysługuje wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy (art. 26a ust. 12), a następnie skarga do sądu administracyjnego.

Przyjęcie wniosku przez system i wypłata środków nie oznaczają więc, że dofinansowanie było należne.

Poznaj 6 najczęstszych błędów przy ubieganiu się o dofinansowanie wynagrodzeń

Pracodawcy rozpoczynający pobieranie dofinansowania popełniają błędy również w bieżących rozliczeniach. Ich skutki bywają różne – od utraty dofinansowania za jeden miesiąc po wstrzymanie wszystkich wypłat. Najczęstsze z nich znajdziesz poniżej.

1. Złożenie wniosku przed wypłatą wynagrodzenia

Wynagrodzenie trzeba przekazać pracownikowi przed wysłaniem wniosku za dany miesiąc – dofinansowanie nie obejmuje wynagrodzeń wypłaconych później (art. 26a ust. 1a¹ pkt 1a ustawy). Składki i zaliczkę na podatek można opłacić po złożeniu wniosku, w ustawowych terminach.

2. Wypłata wynagrodzenia gotówką

Wynagrodzenie musi trafić na rachunek pracownika w banku lub SKOK albo zostać doręczone na jego adres zamieszkania przez podmiot zajmujący się doręczaniem kwot pieniężnych (art. 26a ust. 1a¹ pkt 2 ustawy). Wypłata do ręki pozbawia dofinansowania na tego pracownika za cały miesiąc.

3. Opóźnienie w opłaceniu kosztów płacy o ponad 14 dni

Chodzi o wynagrodzenie brutto (w tym zaliczkę na podatek i składki pracownika) oraz składki finansowane przez pracodawcę – czyli koszty płacy w rozumieniu art. 2 pkt 4a ustawy. Przy opóźnieniu przekraczającym 14 dni dofinansowanie za dany miesiąc nie przysługuje (art. 26a ust. 1a¹ pkt 3), a PFRON często odmawia go wtedy na wszystkich pracowników z niepełnosprawnością.

Ustawa przewiduje wyjątek dla składek opłaconych z opóźnieniem ponad 14 dni, jeśli nie przekraczają one 2% składek należnych za dany miesiąc (art. 26a ust. 1a²).

4. Nieaktualne orzeczenie lub prawo do emerytury

Dofinansowanie nie przysługuje za okres, w którym pracownik nie miał ważnego orzeczenia o stopniu niepełnosprawności ani orzeczenia traktowanego na równi z nim (np. orzeczenia lekarza orzecznika ZUS). Orzeczenie wydane na czas określony zachowuje jednak ważność do dnia wydania kolejnego ostatecznego orzeczenia – nie dłużej niż do ostatniego dnia szóstego miesiąca po dacie ważności – jeśli wniosek o nowe orzeczenie złożono w okresie ważności poprzedniego (art. 6bb ustawy). Dofinansowanie nie przysługuje też na osobę z ustalonym prawem do emerytury i umiarkowanym lub lekkim stopniem niepełnosprawności (art. 26a ust. 1a¹ pkt 1).

5. Błędna stawka przy schorzeniu szczególnym

Podwyższona kwota przysługuje przy chorobie psychicznej, upośledzeniu umysłowym, całościowych zaburzeniach rozwojowych, epilepsji oraz u osób niewidomych (art. 26a ust. 1b ustawy). Od lipca 2024 r. zwiększenie wynosi 1380 zł przy stopniu znacznym, 1035 zł przy umiarkowanym i 690 zł przy lekkim. Schorzenie musi wynikać z orzeczenia – z symbolu przyczyny niepełnosprawności, a gdy go brak, z sentencji, rozpoznania, uzasadnienia lub wskazań. Zwiększenie dla osób niewidomych przysługuje tylko przy stopniu znacznym lub umiarkowanym (symbol 04-O); schorzenie może tu potwierdzić także zaświadczenie lekarza okulisty.

Bez właściwego dokumentu nadwyżkę trzeba zwrócić – także za minione lata. Pominięcie schorzenia działa odwrotnie: firma otrzymuje mniej, a różnicę odzyska tylko korektą wniosków – i to dopiero za okres od dnia, w którym pracownik przedłożył dokument potwierdzający schorzenie.

6. Zaległości wobec PFRON powyżej 100 zł

Liczą się łącznie wszystkie zobowiązania wobec Funduszu, nie tylko te związane z dofinansowaniem. Zaległość skutkuje wstrzymaniem wypłat. Jeśli nie zostanie uregulowana do 31 stycznia roku następującego po roku, za który przysługuje dofinansowanie, wstrzymanie zamienia się w odmowę wypłaty za cały okres wskazany w decyzji. Część tych uchybień ujawnia się dopiero podczas kontroli.

Dofinansowanie z PFRON – kto powinien szczególnie przygotować się do pierwszego wniosku?

Choć warunki dofinansowania są takie same dla wszystkich pracodawców, ryzyko błędu zależy od tego, kto prowadzi rozliczenia i ile osób zatrudnia firma. Szczególnie starannie do startu powinny przygotować się trzy grupy.

Biura rachunkowe – odpowiedzialność za rozliczenia wielu klientów

To biuro rachunkowe nalicza wynagrodzenia, przygotowuje przelewy i pilnuje terminów opłacania składek, a więc w praktyce dba o warunki, od których zależy dofinansowanie. Wobec PFRON odpowiada jednak pracodawca – to jego dotyczy decyzja o zwrocie i odsetki, a biuro odpowiada wobec klienta na podstawie umowy. Przy wielu klientach ten sam błąd może powtórzyć się w kilku firmach jednocześnie. Z drugiej strony sprawna obsługa rozliczeń PFRON to usługa, której szuka wielu przedsiębiorców, a nie każde biuro ją oferuje.

Małe firmy do 25 etatów – pełne wymogi bez wsparcia działu kadr

Pracodawcy zatrudniający mniej niż 25 osób w przeliczeniu na pełne etaty nie muszą osiągać 6% wskaźnika zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami (art. 26a ust. 1a ustawy), ale pozostałe warunki obowiązują ich w pełni. Stawka jest znacząca: od lipca 2024 r. przy znacznym stopniu niepełnosprawności to do 2760 zł miesięcznie, a przy stopniu znacznym ze schorzeniem szczególnym do 4140 zł (art. 26a ust. 1 i 1b) – rocznie od około 33 do blisko 50 tys. zł na pełny etat. Kwoty przelicza się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy i ogranicza limitem 75% lub 90% kosztów płacy (art. 26a ust. 4 i 6).

Pracodawcy od 25 etatów – wskaźnik 6% i wpłaty na PFRON

W firmach zatrudniających co najmniej 25 osób w przeliczeniu na pełne etaty wskaźnik 6% ma podwójne znaczenie. Jego nieosiągnięcie oznacza comiesięczne wpłaty na Fundusz – od września do listopada 2026 r. 3753,27 zł za każdy brakujący etat, czyli 40,65% przeciętnego wynagrodzenia z II kwartału 2026 r. (art. 21 ust. 1 ustawy; kwota zmienia się co kwartał). Jednocześnie wskaźnik jest warunkiem uzyskania dofinansowania, więc pracodawca z wynikiem 5,9% nie otrzyma go za dany miesiąc. Każdy brakujący etat obsadzony osobą z niepełnosprawnością obniża wpłaty o około 42-45 tys. zł rocznie przy obecnej wysokości wpłaty, a osiągnięcie 6% otwiera dodatkowo drogę do dofinansowania.

Szkolenie z dofinansowania PFRON do wynagrodzeń – trzy formy wsparcia

Kancelaria Onlex przygotowała ofertę dla pracodawców i biur rachunkowych, którzy chcą uzyskać pierwsze dofinansowanie bez ryzyka późniejszego zwrotu. Zajęcia prowadzi radca prawny Anna Pałecka-Błaszczyk, która od ponad 25 lat specjalizuje się w dofinansowaniach i kontrolach PFRON.

Szkolenie online: pierwszy wniosek o dofinansowanie PFRON krok po kroku

Całodniowe szkolenie online „Dofinansowanie do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych – pierwszy wniosek” odbędzie się we wtorek 27 października 2026 r. w godz. 9:00-15:00. Jest ono skierowane przede wszystkim do pracowników biur rachunkowych i działów kadr, a także do właścicieli firm. Program obejmuje od podstaw warunki uzyskania dofinansowania, kolejne kroki prowadzące do pierwszej wypłaty oraz praktyczne wypełnianie druków Wn-D, INF-D-P i INF-O-PP.

Celem jest przygotowanie uczestników do złożenia pierwszego wniosku i rozpoznanie sytuacji, które najczęściej kończą się sporem z PFRON. Cena 600 zł + VAT obejmuje wykłady, materiały szkoleniowe oraz zaświadczenie o odbytym szkoleniu.

Szkolenie premium – indywidualna analiza na danych jednej firmy

Szkolenie premium to indywidualne spotkanie prowadzone z uwzględnieniem specyfiki działalności konkretnego pracodawcy. Uczestnicy wspólnie z radcą prawnym wypełniają druki Wn-D, INF-D-P i INF-O-PP, ustalają efekt zachęty oraz analizują powiązania firmy z innymi podmiotami i jej sytuację ekonomiczną. Omawiane są także błędy, które całkowicie wykluczają możliwość pobierania dofinansowania. Dzięki temu potencjalne ryzyka wychodzą na jaw przed złożeniem pierwszego wniosku, a nie dopiero w protokole kontroli PFRON.

Zapisy na szkolenie z wniosku o dofinansowanie PFRON

Przygotowanie do pierwszego wniosku kosztuje mniej niż zwrot kilkunastu miesięcy dofinansowania wraz z odsetkami. Szczegółowe informacje i formularz zapisu są dostępne na stronie onlex.pl. W razie pytań można skontaktować się również telefonicznie pod numerem 606 825 920 oraz mailowo pod adresem kontakt@onlex.pl.