W jaki sposób przestrzegać ochrony danych osobowych pracowników przy tworzeniu dokumentacji?

Ochrona danych osobowych pracowników - kiedy jest skuteczna?

Dane osobowe pracowników należą do kategorii informacji chronionych. RODO nakłada na pracodawcę jako administratora danych szereg obowiązków, od zapewnienia odpowiednich warunków przechowywania, przez kontrolę dostępu, aż po ograniczenie przetwarzania danych do niezbędnego minimum.

Przepisy nie pozostawiają tu miejsca na interpretację: pracodawca musi być w stanie udowodnić, że dane są chronione skutecznie i zgodnie z prawem w razie kontroli w jego firmie.

Konsekwencje naruszenia tych obowiązków są dotkliwe. Urząd Ochrony Danych Osobowych dysponuje szerokim arsenałem sankcji, które może nałożyć na przedsiębiorcę:

• Kary finansowe: nawet do 20 milionów euro lub 4% rocznego światowego obrotu firmy w przypadku poważnych naruszeń.

• Nakaz zaprzestania przetwarzania danych: który może sparaliżować działanie całego działu HR

• Obowiązek powiadomienia pracowników o naruszeniu: ze wszystkimi wizerunkowymi konsekwencjami, jakie się z tym wiążą.

• Odpowiedzialność cywilna: pracownik, którego dane wyciekły, ma prawo dochodzić odszkodowania od pracodawcy.

Papierowa dokumentacja pracownicza jest szczególnie narażona na tego rodzaju ryzyko. Fizyczny dostęp do teczek trudno jest w pełni kontrolować, a zagubienie lub kradzież dokumentu może nastąpić w najmniej oczekiwanym momencie.

Dlatego coraz więcej firm decyduje się na prowadzenie e-teczek pracowniczych, które zastępują papierowe akta bezpiecznym, kontrolowanym i w pełni zgodnym z RODO archiwum cyfrowym. Założenie e-teczek można zlecić Ekoakta. firma przeprowadza cały proces digitalizacji dokumentacji pracowniczej, zapewniając wysoki standard bezpieczeństwa na każdym jego etapie. Koniecznie odwiedź https://www.ekoakta.pl/uslugi/e-teczka-digitalizacja-teczek-pracowniczych/ i zapoznaj się z ofertą.

Tworzenie dokumentacji firmy a digitalizacja

Decyzja o digitalizacji dokumentacji pracowniczej to inwestycja, która zwraca się na wielu poziomach jednocześnie. Dział HR przestaje tracić czas na fizyczne poszukiwanie akt, a kadra zarządzająca zyskuje pewność, że dokumentacja firmy jest prowadzona w sposób zgodny z przepisami i odporny na ryzyko wycieku danych.

Cyfrowa dokumentacja pracownicza zmienia też sposób, w jaki firma reaguje na nieprzewidziane sytuacje. Kontrola z UODO, spór sądowy z byłym pracownikiem, audyt wewnętrzny: w każdym z tych przypadków dostęp do kompletnej i poprawnie zorganizowanej dokumentacji decyduje o tym, jak sprawnie firma sobie poradzi. Papierowe archiwum w takich momentach bywa zawodne.

Zlecenie digitalizacji dokumentacji pracowniczej Ekoakta oznacza, że przedsiębiorca nie musi angażować własnego zespołu w żmudny i czasochłonny proces porządkowania akt. Firma przejmuje dokumenty, przetwarza je zgodnie z najwyższymi standardami i zwraca gotowe, uporządkowane archiwum cyfrowe: kompletne, poprawnie zaindeksowane i gotowe do natychmiastowego użycia. To zmiana, którą dział HR odczuwa od pierwszego dnia.

Chcesz zadbać o bezpieczeństwo danych osobowych pracowników i usprawnić zarządzanie dokumentacją w swojej firmie? Skontaktuj się z Ekoakta i dowiedz się, jak prosto można to zorganizować.

Artykuł nie stanowi porady w rozumieniu prawnym.