Zasady udzielania urlopu na żądanie

Urlop na żądanie w prawie pracy

Zgodnie z art. 167² Kodeksu pracy (w skrócie K.p.) „każdemu pracownikowi, który uprawniony jest do urlopu wypoczynkowego, przysługują w jego obrębie 4 dni wolnego na żądanie”. Te mogą być wykorzystane w ciągu bądź też rozłącznie – w zależności od okoliczności.

Urlop na żądanie stanowi część urlopu wypoczynkowego i w związku z tym, poza wyjątkami przewidzianymi w Kodeksie pracy oraz wynikającymi z jego charakteru, stosują się do niego wynikające z Kodeksu pracy regulacje urlopowe. Możliwa jest także odmowa pracodawcy udzielenia takiego urlopu.

Pracownik nie może sam decydować o rozpoczęciu korzystania z urlopu „na żądanie”. Kompetencje do udzielenia takiego urlopu przysługują bowiem wyłącznie pracodawcy.

Zgodnie z art. 167² K.p. pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż czterech dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. Urlop ten stanowi część urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi, wobec czego ma identyczny do urlopu wypoczynkowego charakter prawny i poza wyjątkami przewidzianymi wyraźnie w ustawie (art. 168 in fine K.p., art. 163 § 1 zdanie trzecie K.p.), jak również wynikającymi z charakteru tego uprawnienia (np. możliwość dzielenia tego urlopu na części, czy obowiązek udzielenia urlopu w terminie wskazanym przez pracownika), stosują się do niego wynikające z Kodeksu pracy regulacje urlopowe. Omawiany przepis stanowi o obowiązku pracodawcy udzielenia urlopu na żądanie pracownika.

Zgodnie z zasadami legislacji ustalenie znaczenia tego samego pojęcia występującego w różnych przepisach musi być identyczne, jak również niedopuszczalne jest traktowanie pewnych zwrotów, użytych w przepisie prawnym, jako zbędnych. Prowadzi to do wniosku, że po pierwsze, zawarte w art. 167² K.p. sformułowanie o obowiązku udzielenia urlopu przez pracodawcę ma takie samo znaczenie normatywne, jakie przypisuje się takiemu pojęciu w innych przepisach dotyczących reguł wykorzystywania przez pracownika urlopu wypoczynkowego, którego część stanowi urlop „na żądanie”, a po drugie, racjonalny ustawodawca nie odwołałby się w omawianym przepisie do mającego określone znaczenie prawne pojęcia „udzielania urlopu przez pracodawcę”, gdyby miałoby to być bezcelowe.

Udzielanie urlopu pracownikowi

Urlopu wypoczynkowego co do zasady udziela pracodawca, a zgodnie z art. 161 K.p., „jest obowiązany udzielić pracownikowi” urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Na tle tego przepisu nie budzi wątpliwości, że wyrażony w nim obowiązek pracodawcy nie ma charakteru bezwzględnego. Do udzielania urlopu mają bowiem zastosowanie ogólne reguły, w tym także ta z art. 163 § 11 K.p., zgodnie z którą „wniosek urlopowy pracownika jest brany przez pracodawcę pod uwagę, ale nie jest dla niego wiążący”. Pracodawca powinien go uwzględnić, jeżeli zwolnienie urlopowe we wnioskowanym czasie nie koliduje z koniecznością zapewnienia normalnego toku pracy. Znaczy to, że realizacja prawa pracownika do wypoczynku jest korygowana potrzebami pracodawcy, koniecznością obecności pracownika w zakładzie. Tezę tę potwierdza dopuszczalność odwołania pracownika z urlopu w razie zaistnienia okoliczności nieprzewidzianych w chwili rozpoczęcia urlopu, a wymagających jego obecności w zakładzie (art. 167 K.p.). O jej zasadności świadczy również regulacja § 5 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. Nr 2, poz. 14 ze zm.), który termin udzielenia urlopu niewykorzystanego zgodnie z planem urlopów z przyczyn uzasadniających jego przesunięcie nakazuje stronom uzgodnić. Uzgodnienie terminu to wspólne jego ustalenie, wspólne stanowisko co do jego określenia.

Wynika stąd, że nie może go jednostronnie wyznaczyć ani pracodawca wbrew woli pracownika, ani pracownik bez akceptacji pracodawcy. Udzielenie urlopu jest jednostronną czynnością pracodawcy zwalniającą pracownika z obowiązku świadczenia pracy i usprawiedliwiającą jego nieobecność w pracy. Przepisy nie przewidują możliwości zastąpienia jej żadnym oświadczeniem pracownika. Skoro pracownik sam sobie nie może skutecznie udzielić urlopu, zawiadomienie pracodawcy o rozpoczęciu urlopu nie stanowi podstawy do zwolnienia z obowiązku wykonywania pracy. W ocenie Sądu Najwyższego, nie istnieją żadne racjonalne argumenty dla uzasadnienia stanowiska, że zawartemu w art. 167² K.p. pojęciu „udzielić urlopu” należy nadawać jakieś inne znaczenie normatywne, a w szczególności, że do wykorzystania tego urlopu uprawnia pracownika samo złożenie wniosku, będącego żądaniem w rozumieniu art. 167² K.p. Pracownik nie może zatem rozpocząć urlopu „na żądanie”, dopóki pracodawca nie wyrazi na to zgody, czyli nie udzieli mu takiego urlopu. Wyraźne sprecyzowanie takich reguł korzystania z urlopu „na żądanie” uprawnia do stwierdzenia, iż mogą zdarzyć się sytuacje, w których pracodawca może odmówić uwzględnienia żądania pracownika, bowiem wymóg ustawowy udzielenia urlopu przez pracodawcę byłby zbędny, gdyby czynność pracodawcy w każdym przypadku miała sprowadzać się wyłącznie do akceptacji wniosku pracownika. Obowiązek udzielenia urlopu „na żądanie” nie jest więc bezwzględny, a pracodawca może odmówić żądaniu pracownika ze względu na szczególne okoliczności, które powodują, że jego zasługujący na ochronę wyjątkowy interes wymaga obecności pracownika w pracy.

W uzasadnieniu do wyroku z 7 listopada 2013 r. (sygn. akt SNO 29/13) Sąd Najwyższy stwierdził, że każdy urlop, także tzw. urlop na żądanie, może być rozpoczęty wówczas, gdy istnieje w tym zakresie pozytywna decyzja pracodawcy, zakomunikowana pracownikowi. Odpowiednia, pozytywna decyzja pracodawcy umożliwia i warunkuje jednocześnie korzystanie przez pracownika z określonej przez niego formy urlopu, urlopu ogólnego i tzw. urlopu na żądanie. Do wykorzystania urlopu z art. 167² K.p. nie uprawnia zatem pracownika samo złożenie przez niego wniosku (żądania), a samo zawiadomienie pracodawcy o rozpoczęciu urlopu nie stanowi podstawy do zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy.

Zapisy w regulaminie dotyczące urlopu na żądanie

W uzasadnieniu do wyroku z 22 listopada 2018 r. (sygn. akt II PK 199/17) Sąd Najwyższy stwierdził, że prawodawca nie przesądza formy, w jakiej pracodawca ma udzielić pracownikowi urlopu na żądanie. Zdaniem SN oczywiste jest, że udzielenie urlopu może nastąpić pisemnie, ustnie, w sposób dorozumiany. Jeżeli pracodawca akceptuje sytuację, gdy samo złożenie przez pracownika wniosku jest równoznaczne z jego udzieleniem (zatem zgłoszenie przez pracownika żądania tego urlopu automatycznie oznacza jego udzielenie), to według Sądu Najwyższego samo zgłoszenie należy to zakwalifikować jako dorozumiane udzielenie pracownikowi urlopu na żądanie.

Zapis w regulaminie, że wniosek powinien być zgłoszony najpóźniej godzinę przed rozpoczęciem pracy nie jest sprzeczny z prawem – ale jeśli pracodawca odmówi udzielenia urlopu – pracownik musi stawić się do pracy.

Jeśli masz podobny problem prawny, zadaj pytanie naszemu prawnikowi (przygotowujemy też pisma) w formularzu poniżej  ▼▼▼