Wstrzymanie ustalonego urlopu

Zgodnie z art. 161 ustawy Kodeks pracy „pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części. W takim jednak przypadku co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych. Urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Planem urlopów nie obejmuje się części urlopu na żądanie.

Pracodawca nie ustala planu urlopów, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę; dotyczy to także pracodawcy, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa. W takich przypadkach pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem. Przepis § 1 zdanie drugie i trzecie stosuje się odpowiednio.

Plan urlopów podaje się do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Przesunięcie terminu urlopu jest także dopuszczalne z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy.

Termin urlopu ustalony w planie urlopów, jak również po porozumieniu z pracodawcą, nie jest bezwzględnie wiążący dla obu stron stosunku pracy i może ulec zmianie z przyczyn leżących zarówno po stronie pracodawcy, jak i pracownika. Rodzaj przyczyn, które powodują zmianę terminu wykorzystania urlopu, przesądza o tym, czy mamy do czynienia z przesunięciem fakultatywnym, czy przesunięciem obligatoryjnym”.

Przesłanki przesunięcia terminu urlopu z inicjatywy pracodawcy zostały określone w sposób bardziej rygorystyczny niż w odniesieniu do przesunięcia na wniosek pracownika. Poprzez użycie zwrotów „szczególne potrzeby pracodawcy” oraz „poważne zakłócenia toku pracy” ustawodawca ogranicza możliwość arbitralnego stosowania przez pracodawcę omawianej instytucji, chroniąc tym samym pracownika przed zakłócającymi jego plany zmianami terminu urlopu. Z drugiej jednak strony, o spełnieniu wskazanych przez § 2 komentowanego artykułu wymagań decyduje sam pracodawca. Niewykluczone jest więc, że będzie on swego uprawnienia nadużywał, podejmując omawianą decyzję w sytuacji, gdy wymagane przesłanki nie są spełnione. Konsekwencje takich zachowań nie zostały wprost unormowane przez kodeks pracy. Podobnie jednak jak w razie nieuwzględnienia wniosku pracownika o przesunięcie terminu urlopu uznać należy, że i w tym przypadku omawiany przepis jest źródłem roszczenia – tym razem pracownik będzie mógł żądać dopuszczenia do pracy, wynagrodzenia za czas gotowości do pracy i udzielenia urlopu w terminie określonym w planie (uzgodnieniu).

Wskazywane w piśmiennictwie przykładowe przyczyny uzasadniające przesunięcie terminu urlopu z inicjatywy pracodawcy związane są najczęściej z wystąpieniem nieoczekiwanych, nieplanowanych w danym momencie zdarzeń lub okoliczności, takich jak konieczność usuwania awarii, przesunięcie terminu odbioru budowanego obiektu, kontrola przeprowadzana przez NIK czy inne organy. Za uzasadnione należy uznać wymaganie, aby okoliczności te nie były znane w momencie planowania urlopu lub porozumienia się z pracownikiem co do terminu urlopu. Jednak wyrażono w tej kwestii również odmienny pogląd, zgodnie z którym posiadanie przez pracodawcę w czasie sporządzania planu urlopów informacji o potencjalnym przesunięciu terminu urlopu nie uniemożliwia tego przesunięcia.

Kwestię ustalenia terminu urlopu, który został przesunięty, normuje § 5 rozporządzenia urlopowego, przewidujący, że pracodawca udziela pracownikowi niewykorzystanego urlopu w terminie z nim uzgodnionym. Wydaje się, że w przypadku wniosku o przesunięcie urlopu składanego przez pracownika nowy termin urlopu będzie wskazany od razu, w tym wniosku – jest to przecież jego istota. Jeżeli pracodawca zaakceptuje wniosek, nie będzie już żadnej potrzeby uzgodnienia terminu, w którym niewykorzystany urlop miałby być udzielony. Natomiast w razie, gdy do przesunięcia dochodzi z inicjatywy pracodawcy, nieudzielenie pracownikowi urlopu w terminie wynikającym z planu urlopów lub porozumienia oznacza rzeczywiście konieczność ustalenia nowego terminu tego urlopu. Użyty w § 5 rozporządzenia urlopowego zwrot „w terminie z nim uzgodnionym” oznacza konieczność zaakceptowania przez obie strony nowego terminu urlopu, który wskazany zostanie albo przez pracodawcę, albo przez pracownika. Uznanie, że w tym przypadku silniejszą pozycję ma pracownik, który mógłby nie wyrazić zgody na termin proponowany przez pracodawcę i narzucić mu swój termin wykorzystania urlopu, stanowiłoby swego rodzaju rekompensatę za dokonane przez pracodawcę przesunięcie terminu urlopu, które zakłóciło plany wypoczynku pracownika.

Jednakże § 5 rozporządzenia urlopowego należy interpretować inaczej, nie wydaje się bowiem możliwie uznanie, że zobowiązuje on pracodawcę do udzielenia urlopu (przesunięcia na nowy termin) zgodnie z wnioskiem pracownika. Jeżeli strony nie uzgodnią terminu rozpoczęcia przesuniętego urlopu, to pracodawca powinien podjąć czynności zmierzające do modyfikacji planu urlopów (porozumienia się z pracownikiem). Jeżeli działania te będą skuteczne, to pracownik będzie miał obowiązek wykorzystania urlopu zgodnie z nowym terminem ustalonym w planie urlopów lub w porozumieniu.

Przy wyznaczaniu nowego terminu urlopu powinna znaleźć zastosowanie zasada, zgodnie z którą urlop powinien być udzielony w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo, z możliwym jednak przesunięciem terminu wykorzystania przesuniętego urlopu do końca września roku następnego.

Kwestią nieuregulowaną w Kodeksie pracy, a niezmiernie istotną praktycznie, jest zwrot kosztów, jakie pracownik poniósł w razie przesunięcia terminu urlopu z inicjatywy pracodawcy. Ponieważ przesunięcie terminu urlopu może nastąpić nawet w momencie bezpośrednio poprzedzającym ustaloną wcześniej datę jego rozpoczęcia (np. dzień wcześniej), poczynione przez pracownika wydatki mogą być znaczne, zaś w przypadku opłacenia na przykład wyjazdu zagranicznego w biurze podróży mogą one podlegać zwrotowi jedynie w bardzo ograniczonym zakresie. Dlatego z korzyścią dla pracowników stosuje się tutaj na zasadzie analogii regulację zawartą w art. 167 § 2 Kodeksu pracy, dotyczącą odwołania pracownika z urlopu. Uznanie, że pracownik ma prawo do zwrotu kosztów również w przypadku przesunięcia terminu urlopu uzasadniać można zasadą ryzyka pracodawcy, zgodnie z którą pracownik nie powinien ponosić ujemnych skutków decyzji pracodawcy w sytuacjach przez siebie niezawinionych.

Podsumowując – jeśli miała Pani zaplanowany urlop, pracodawca może go Pani przesunąć z ważnych powodów, jednakże jeśli poniosła już Pani jakiekolwiek koszty z owym urlopem związane – pracodawca powinien je Pani zwrócić.

Jeśli masz podobny problem prawny, zadaj pytanie naszemu prawnikowi (przygotowujemy też pisma) w formularzu poniżej  ▼▼▼