Wniosek pracownika o sprostowanie świadectwa pracy

Odpowiadając na Pani pytanie uprzejmie informuje, że zgodnie z art. 97 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn. Dz. U. z 2014 r., poz. 1503) pracodawca ma obowiązek wydać pracownikowi świadectwo pracy z chwilą rozwiązania z nim umowy o pracę.

Obowiązkiem pracodawcy jest umieszczenie w świadectwie pracy informacji zgodnych z rzeczywistością. Jeżeli pracownik uważa, że wydane mu świadectwo pracy zawiera nieprawdziwe lub niepełne informacje, może wystąpić z wnioskiem do pracodawcy o sprostowanie treści tego świadectwa. Z wnioskiem o sprostowanie świadectwa pracownik może wystąpić do pracodawcy w ciągu 7 dni od otrzymania świadectwa. Pouczenie w tej sprawie powinno zostać zamieszczone w świadectwie pracy. Brak pouczenia w treści świadectwa może być uzasadnieniem dla przywrócenia terminu na wystąpienie o sprostowanie świadectwa.

Przepisy nie określają formy, w jakiej powinien być złożony wniosek pracownika, jednak – dla celów dowodowych – wskazane jest, aby miał on formę pisemną. Pracodawca nie musi rozpatrywać wniosku pracownika o sprostowanie świadectwa złożonego po upływie terminu 7 dni od wydania świadectwa pracy. Jeśli jednak pomyłka w świadectwie jest oczywista, a zwłaszcza gdy wynika z niedopatrzenia wystawiającego świadectwo pracy, to mimo upływu nawet znacznego czasu, nie ma przeszkód aby, z korzyścią dla pracownika, świadectwo pracy sprostować.

Z kolei z par. 4 rozporządzenia z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania wynika, że pracodawca ma obowiązek przechowywać kopię świadectwa pracy w aktach osobowych pracownika, a w uzasadnionych przypadkach wydać odpis tego świadectwa pracownikowi albo upoważnionej osobie.

Powyższe oznacza, że pracodawca może wydać tylko raz oryginał dokumentu świadectwa pracy, tj. z chwilą zakończenia stosunku pracy z pracownikiem. Ewentualne późniejsze wydanie mu takiego świadectwa nie będzie więc dotyczyło nowego dokumentu (sporządzonego od nowa), tylko odpisu wcześniej wydanego świadectwa pracy. To właśnie na podstawie kopii świadectwa pracy znajdującej się w aktach pracodawca sporządza jego odpis (duplikat). Powinny się tam znaleźć wszystkie informacje, jakie były zawarte w oryginalnym dokumencie, tj. zarówno data pierwotnego sporządzenia świadectwa pracy, jak i informacja o osobie, która taki dokument sporządziła i podpisała. Dokument powinien również zostać odpowiednio oznaczony, tj. zawierać wzmiankę, że jest to odpis (duplikat). Na dole odpisu należy zaś złożyć oryginalny podpis wraz z datą, a także postawić pieczątkę osoby, która sporządziła odpis.

W tej sytuacji pracodawca, jeśli zechce uwzględnić wniosek pracownika – czego nie musi robić, powinien wydać nowe świadectwo pracy z faktyczną datą jego wystawienia. Nowe świadectwo pracy nie powinno zawierać adnotacji typu „sprostowanie” lub „korekta”, gdyż wydaje się jedynie dwa dokumenty dotyczące zakończenia stosunku pracy: świadectwo pracy i odpis świadectwa pracy.

Wzór świadectwa pracy w sposób bezwzględny określił ustawodawca. Wzór ten jest sformalizowany, pozbawiony elementów ocennych i dowolnych (jakim byłoby umieszczenie na świadectwie słowa korekta/sprostowanie lub wyjaśnienie w informacjach uzupełniających, co zostało w nim sprostowane) i jest wiążący dla pracodawców.

Jeśli masz podobny problem prawny, zadaj pytanie naszemu prawnikowi (przygotowujemy też pisma) w formularzu poniżej  ▼▼▼