Udzielamy indywidualnych Porad Prawnych

Masz podobny problem prawny?
Kliknij tutaj, opisz nam swój problem i zadaj pytania.

(zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje)

Rozliczenie ryczałtu za używanie samochodu osobowego do celów prywatnych

Marta Handzlik • Opublikowane: 2014-07-29

Pracuję w firmie na umowę o pracę. Otrzymuję miesięczny ryczałt za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych. Czy za dni, w których załatwiam sprawy służbowe, ale nie jestem w pracy, powinnam mieć odliczaną część ryczałtu? 

Masz podobny problem? Kliknij tutaj i zadaj pytanie.

Ryczałtowy zwrot kosztów przejazdu do celów służbowych samochodem prywatnym wymaga podpisania umowy cywilnoprawnej z pracownikiem; wypłata ryczałtu nie wymaga dodatkowej ewidencji. Rozliczenie za pomocą tzw. kilometrówki obejmuje wszystkie koszty – w tym paliwo, zużycie auta, przejazdy autostradami, parkowanie itd. Pracownikowi zwraca się tylko koszt wynikający z ewidencji; dodatkowo dostarczone rachunki i paragony nie stanowią podstawy do zwrotu. Ewidencja przebiegu nie wymaga podpisania umowy.

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. 2002r. Nr 27, poz. 271) sposób obliczania kosztów korzystania z samochodu do celów służbowych uzależniony jest od zakresu używania tego pojazdu. Pracownik może bowiem używać samochodu prywatnego w jazdach lokalnych (np. dojazdy do pracy) lub w celu odbycia podróży służbowej (delegacje).

Zgodnie z rozporządzeniem o stawkach zasady zwrotu kosztów używania samochodu służbowego do jazd lokalnych powinny być określone w umowie zawartej między pracownikiem a pracodawcą o używanie pojazdu do celów służbowych.

Rozporządzenie o stawkach przyznaje pracodawcy możliwość refundowania pracownikowi kosztów używania samochodu do celów lokalnych na dwa sposoby:

  1. przyznając miesięczny ryczałt,
  2. rozliczając się z pracownikiem według faktycznie przejechanych przez niego kilometrów (tzw. kilometrówka).

Aby pracownik otrzymał zwrot kosztów w postaci ryczałtu miesięcznego, a pracodawca był obowiązany do jego wypłacenia, strony musi łączyć stosowna umowa cywilnoprawna. Nie ma obowiązku zawierania takiej umowy na piśmie, może to równie dobrze być umowa ustna. Należy jednak pamiętać, że w przypadku ewentualnego sporu pomiędzy pracownikiem a pracodawcą lub też sporu pracodawcy z organami podatkowymi, dla celów dowodowych zasadne jest sporządzenie takiej umowy na piśmie.

Zgodnie z wymienionym wyżej rozporządzeniem o stawkach zwrot kosztów w postaci ryczałtu następuje co miesiąc, a obliczany jest jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu oraz miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne. Miesięczny limit ustalany jest przez pracodawcę, jednakże nie może przekroczyć określonego w rozporządzeniu maksymalnego przebiegu, uzależnionego od liczby mieszkańców miasta lub gminy, w którym zatrudniony jest pracownik:

  • 300 km – do 100 tys. mieszkańców,
  • 500 km – ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
  • 700 km – ponad 500 tys. mieszkańców.

Podstawą obliczenia kwoty podlegającej zwrotowi jest składane przez pracownika co miesiąc pisemne oświadczenie o używaniu pojazdu do celów służbowych. Oświadczenie takie wskazywać powinno m.in. pojemność silnika, markę, numer rejestracyjny, a także określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. W przypadku ryczałtu wysokość zwrotu zmniejsza się bowiem o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w pracy, w tym podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin, oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Zgodnie z umową odliczenia dokonuje się za każdy dzień nieobecności w pracy spowodowanej chorobą lub innej usprawiedliwionej nieobecności. Taką inną nieusprawiedliwioną nieobecnością może być na przykład urlop pracownika albo dzień opieki nad dzieckiem czy innym członkiem rodziny. W takiej sytuacji, nawet jeśli Pani miała wyjazd związany z pracą, pracodawca może Pani odliczyć 1/22 z ryczałtu, gdyż de facto nie było Pani w pracy, a więc nie była Pani zobowiązana do przeprowadzania żadnych spotkań pracowych.

Jeśli masz podobny problem prawny, zadaj pytanie naszemu prawnikowi (przygotowujemy też pisma) – link do formularza z indywidualną pomocą prawną »

Podobne materiały

Pensum dydaktyczne

Od 12 lat pracuję w szkole, dawniej jako nauczycielka W-F. Miałam niestety ciężki wypadek, po którym przekwalifikowałam się na nauczycielkę matematyki...

 

Przydział godzin nauczania przez dyrektora szkoły

Jestem nauczycielem mianowanym, pracuję na pełen etat. Dyrektor przydzielił mi na ten rok tylko 15 godzin, informując, że pozostałe będę uzupełniał...

 

Dni wolne w systemie 4-brygadowym

Dni wolne w systemie 4-brygadowym

Praca w systemie 4-brygadowym. W jakim terminie trzeba oddać pracownikowi dzień wolny (np. za 15 sierpnia 2015 r.)?

Porad przez Internet udzielają
prawnicy z dużym doświadczeniem:
Prawnicy

Kodeks pracy

[Pobierz Kodeks pracy] Stan prawny – 1.01.2019 r. j.t. z zaznaczonymi zmianami.

Kodeks pracy

[Pobierz ustawę o PIP] Stan prawny – 1.01.2019 r. j.t. z zaznaczonymi zmianami.

wizytówka Zadaj pytanie »