Udzielamy indywidualnych Porad Prawnych

Masz podobny problem prawny?
Kliknij tutaj, opisz nam swój problem i zadaj pytania.

(zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje)

Diety w firmie transportowej

Bogusław Nowakowski • Opublikowane: 2014-06-24

Jestem właścicielem firmy transportowej. Często sam kieruję pojazdem i przebywam przez dłuższy czas za granicą. Czy w takim wypadku przysługują mi zryczałtowane diety? Ile procent zryczałtowanych diet noclegowych, które naliczam pracownikom jeżdżącym za granicę, mogę zaliczyć jako koszty uzyskania przychodu?

Masz podobny problem? Kliknij tutaj i zadaj pytanie.

Regulacje prawne dotyczące zaliczania do kosztów uzyskania przychodów kosztów podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących zawarte zostały w art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z tym przepisem nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących – w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Jak wskazał Minister Finansów w interpretacji ogólnej z 15 lutego 2010 r. (DD2/033/259/PMN/09/1113), nie tylko incydentalne wyjazdy spełniają wymogi podróży służbowych. Podróże służbowe odbywają także ci, dla których wyjazd poza siedzibę firmy to istota prowadzonej działalności (w tym wypadku – usług transportowych). Ministerstwo podzieliło stanowisko utrwalone w linii orzecznictwa sądów administracyjnych, dotyczące możliwości zaliczania do kosztów podatkowych diet z tytułu podróży służbowych, odbywanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej w zakresie usług transportowych.

Do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć dietywłaściciela firmy transportowej, który osobiście świadczy usługi kierowania, do wysokości nieprzekraczającej diet przysługujących pracownikom określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Wyjazdy zagraniczne są ściśle związane z wykonywaniem zadań służbowych związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, co uzasadnia ujęcie w koszty wartości diet właściciela firmy transportowej.

Stosownie do treści art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Zgodnie z ogólną zasadą wynikającą z przywołanego przepisu, wydatki dotyczące krajowych i zagranicznych wyjazdów służbowych przedsiębiorcy mogą obciążać koszty uzyskania przychodów pozarolniczej działalności gospodarczej, jeżeli ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na osiąganie przychodu albo zmierza do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów i wydatki te nie są wyszczególnione jako wydatki niestanowiące takich kosztów w art. 23 ust. 1 tej ustawy. Jednocześnie art. 23 ust. 1 pkt 52 powyższej ustawy stanowi, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących – w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Z powołanego przepisu art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy wynika, że osobom prowadzącym działalność gospodarczą przysługuje prawo uwzględnienia w kosztach uzyskania przychodów wartości diet za czas podróży służbowych w ramach określonego limitu, tzn. do wysokości diet przysługujących pracownikom. Zakresem omawianego unormowania zostały więc objęte osoby prowadzące działalność gospodarczą bez żadnych wyłączeń podmiotowych i przedmiotowych.

Przepis ten nie przewiduje żadnych ograniczeń kręgu osób uprawnionych ze względu na rodzaj lub miejsce wykonywania czynności w ramach prowadzonej działalności gospodarczej ani też nie rozróżnia wyjazdu służbowego w celu zawarcia umowy o świadczenie usług, dokonania zakupu środka trwałego czy świadczenia usługi w wykonywaniu zawartej umowy. Jedyne ograniczenie ustanowione tym przepisem odnosi się do limitu wartości, która może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodów. Ustawodawca wyłącza bowiem z kosztów wartość diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą, ale tylko w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom.

Przesłanką decydującą o kwalifikacji danego wyjazdu jako podróży służbowej jest jego związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Dlatego też za podróż służbową należy uznać bezpośrednie wykonywanie przez przedsiębiorcę zadań związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą poza siedzibą firmy, zarówno w kraju, jak i poza jego granicami.

Okoliczność, że podróże stanowią istotę powadzonej działalności gospodarczej, nie wyklucza możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wartości diet stanowiących ekwiwalent pieniężny przeznaczony na pokrycie zwiększonych kosztów w czasie podróży służbowych.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

W myśl powołanego wyżej przepisu wydatek powinien spełniać łącznie następujące warunki:

  1. pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub ze źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów;
  2. nie znajdować się na liście wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy;
  3. być właściwie udokumentowany.

Kosztami uzyskania przychodów są zatem wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Z oceny związku z prowadzoną działalnością winno wynikać, że poniesiony wydatek pozostaje w związku przyczynowo-skutkowym z uzyskaniem (zwiększeniem) przychodu z danego źródła albo zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów. Jednakże ciężar wskazania owego związku spoczywa na podatniku, który wywodzi z tego określone skutki prawne.

Przedsiębiorca ponosząc wydatki związane z wyjazdem służbowym pracowników, może więc zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wszystkie faktycznie poniesione wydatki, jeżeli ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na osiągnięcie przychodu, o ile nie są one wyszczególnione jako niestanowiące takich kosztów.

W katalogu zawartym w przepisie art. 23 ust. 1 przywołanej ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawarto zakazu, ani jakiegokolwiek ograniczenia, co do możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez pracodawcę z tytułu wypłaconych diet w związku z odbywaniem podróży służbowej pracownika.

Ustawa o czasie pracy kierowców definiuje podróż służbową jako każde zadanie służbowe polegające na wykonywaniu, na polecenie pracodawcy: przewozu drogowego poza miejscowość siedziby pracodawcy, na rzecz którego kierowca wykonuje swoje obowiązki, oraz innego miejsca prowadzenia działalności przez pracodawcę, w szczególności filii, przedstawicielstwa i oddziału lub wyjazdu poza miejscowość siedziby pracodawcy.

Kierowcy w podróży służbowej przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem tego zadania służbowego, ustalane na zasadach określonych w przepisach art. 775 § 3-5 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy. Przy braku układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania albo wskazania zasad w umowie o pracę – pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów rozporządzenia.

Pracownikowi zatrudnianemu w firmie transportowej na etacie kierowcy, którego praca polega na wyjazdach poza miejsce wykonywania pracy określone w umowie o pracę w celu dostarczenia bądź przywiezienia konkretnego towaru, przysługują zatem diety i inne należności otrzymane za czas podróży służbowej, które dla pracodawcy stanowić będą koszty uzyskania przychodów w całości.

Wypłacone pracownikowi (kierowcy) diety z tytułu podróży służbowej zgodnie z przepisami prawa pracy stanowią dla pracodawcy koszty uzyskania przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej (interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 7 marca 2012 r. Nr IPTPB1/415-321/11-5/ASZ).

Jeśli masz podobny problem prawny, zadaj pytanie naszemu prawnikowi (przygotowujemy też pisma) – link do formularza z indywidualną pomocą prawną »

Podobne materiały

Ochrona pracownika w wieku przedemerytalnym

Mam 59 lat pracy i 30-letni staż, a jestem księgową w małej firmie (9 pracowników). Otrzymuję wynagrodzenie zasadnicze bez dodatków....

 

Czy mogę domagać się wypłaty premii?

W 2012 i 2013 roku pracowałem w pewnej firmie. Pracodawca w załączniku do umowy o zasadach kształtowania premii napisał, że pracownikowi na moim...

 

Obniżenie pensji z powodu przerwy w zwolnieniu lekarskim w czasie ciąży

Pracuję jako nauczyciel, mam umowę na czas nieokreślony. Jestem w ciąży, obecnie podczas drugiego zwolnienia lekarskiego – po poprzednim wróciłam...

 

Zasiłek macierzyński a dodatek komputerowy i premia

Pracuję na umowę na czas nieokreślony. Aktualnie jestem na zasiłku macierzyńskim. W umowie o pracę mam zapis, że moje wynagrodzenie to podstawa...

 

Czy dodatek stażowy wlicza się do 13 pensji (trzynastki)

Czy dodatek stażowy wlicza się do 13 pensji (trzynastki)

Jesteśmy sfera budżetową. Przy wypłacie zasiłków chorobowych jest wypłacany dodatek stażowy w pełnej wysokości (nie jest pomniejszany za dni...

Porad przez Internet udzielają
prawnicy z dużym doświadczeniem:
Prawnicy

Kodeks pracy

[Pobierz Kodeks pracy] Stan prawny – 1.01.2019 r. j.t. z zaznaczonymi zmianami.

Kodeks pracy

[Pobierz ustawę o PIP] Stan prawny – 1.01.2019 r. j.t. z zaznaczonymi zmianami.

wizytówka Zadaj pytanie »