Sprowadzenie zwłok pracownika z zagranicy na koszt pracodawcy

Wypłacanie należności z tytułu podróży służbowej pracownika

Sprawa jest o tyle skomplikowana, że najpierw należy ustalić, czy wyjazd Pańskiego teścia miał charakter podróży służbowej czy też oddelegowania.

Zgodnie z art. 77 zn. 5 Kodeksu pracy:

„§ 1. Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

§ 2. Minister właściwy do spraw pracy określi, w drodze rozporządzenia, wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Rozporządzenie powinno w szczególności określać wysokość diet, z uwzględnieniem czasu trwania podróży, a w przypadku podróży poza granicami kraju – walutę, w jakiej będzie ustalana dieta i limit na nocleg w poszczególnych państwach, a także warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków.

§ 3. Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż wymieniony w § 2 określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.

§ 4. Postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika, o którym mowa w § 2.

§ 5. W przypadku gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień, o których mowa w § 3, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów, o których mowa w § 2.

Kto pokrywa koszty związane z podróżą służbową pracownika?

Zgodnie więc z powyższym pracownik ma prawo do należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową, co oznacza, że jeżeli jakieś koszty związane z taką podróżą poniósł, to pracodawca powinien je pokryć (zwrócić). Problemem jest jednak określenie tego, co składa się na koszty związane z podróżą służbową oraz to, w jakim zakresie mają one być pokrywane przez pracodawcę.

Ogólną regułą jest, że rozporządzenie wydawane na podstawie art. 77 zn. 5 § 2 ma zastosowanie tylko do pracowników zatrudnionych w państwowych lub samorządowych jednostkach sfery budżetowej. Oznacza to, że zasadniczo nie stosuje się go nie tylko do jednostek nienależących do sfery jednostek państwowych i samorządowych (a więc w sektorze niepublicznym), ale także do jednostek państwowych i samorządowych, które nie należą do sfery budżetowej, takich np. jak przedsiębiorstwa państwowe i komunalne, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej. W przypadku gdy pracodawca nie należy do kategorii podmiotów publicznej sfery budżetowej, to warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej zasadniczo powinny być określone w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania lub w umowie o pracę, z tym wszakże, że określenie ich w umowie o pracę może nastąpić tylko o tyle, o ile pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. W umowie o pracę kwestię tę może więc unormować pracodawca, który zatrudnia mniej niż 20 pracowników i nie jest objęty układem zbiorowym pracy. Dotyczy to także przypadku, w którym do pracodawcy wprawdzie ma zastosowanie pewien układ zbiorowy pracy (ponadzakładowy lub zakładowy), ale w jego treści nie ma postanowień dotyczących należności z tytułu podróży służbowych.

Z wyroku SN z 30 maja 2001 r., I PKN 424/2000, LexPolonica nr 352775 (OSNP 2003, nr 7, poz. 172), wynika, że podróżą służbową poza granice kraju jest wykonywanie zadania określonego przez pracodawcę poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika. Tak więc pracodawca, który wysyła pracownika do wykonywania pracy w innym mieście lub kraju, musi przede wszystkim ustalić, czy będzie to podróż służbowa, czy oddelegowanie.

Wykonywanie zadań służbowych poza miejscem pracy

Jeszcze raz zaznaczę, że podróż służbowa oznacza sytuację, w której pracownik wykonuje na polecenie szefa zadania służbowe poza miejscem swojej stałej pracy lub siedzibą pracodawcy. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 19 listopada 2008 r. (sygn. akt II PZP 11/08) taka podróż powinna mieć charakter incydentalny.

Z kolei wykonywanie w innej miejscowości pracy wynikającej z charakteru zatrudnienia nie jest podróżą służbową i ewentualnie może być traktowane jako oddelegowanie. Różnice te wyjaśnił 9 stycznia 2014 r. wiceminister pracy Marek Bucior w odpowiedzi na interpelację nr 23188. Stwierdził on, że problematyka stosowania art. 77 zn. 5 Kodeksu pracy jest przedmiotem wielu orzeczeń sądowych.

W wyroku Sądu Najwyższego z dnia 10 października 2013 r., sygn. akt II UK 104/13 (LEX nr 1380937) oraz uchwale siedmiu sędziów Sądu Najwyższego z dnia 19 listopada 2008 r., sygn. akt II PZP 11/08 (OSNP 2009, nr 13-14, poz. 166) orzeczono, że z art. 77 zn. 5 § 1 K.p. wynika wprost, że podróż służbowa, która jest swoistą konstrukcją prawa pracy, ma charakter incydentalny. Jej podstawę formalną stanowi polecenie wyjazdu służbowego, które powinno określać zadanie oraz termin i miejsce jego realizacji. Zadanie musi być skonkretyzowane i nie może mieć charakteru generalnego. Nie jest zatem podróżą służbową wykonywanie pracy (zadań) w różnych miejscowościach, gdy przedmiotem zobowiązania pracownika jest stałe wykonywanie pracy (zadań) w tych miejscowościach. W konsekwencji wykonywaniem zadania służbowego w rozumieniu art. 77 zn. 5 § 1 K.p. nie jest wykonywanie pracy określonego rodzaju wynikającej z charakteru zatrudnienia. Taka praca bowiem nigdy nie jest incydentalna, ale permanentna.

Z powołanych przepisów regulujących podróż służbową nie wynika natomiast zakaz delegowania pracownika niemającego charakteru podróży służbowej. W szczególności takim niebędącym podróżą służbową delegowaniem jest podjęcie się przez pracownika odbycia podróży połączonej z wykonaniem określonej pracy na podstawie porozumienia zawartego z pracodawcą. W takim przypadku nie znajdą zastosowania przepisy określające należności przysługujące pracownikowi z tytułu podróży służbowej. Dotyczą one bowiem jedynie delegowania mającego charakter podróży służbowej, tj. delegowania „narzuconego” pracownikowi w drodze polecenia zobowiązującego go do odbycia takiej podróży.

Powyższe także znajduje uzasadnienie w wyrokach Sądu Najwyższego. W wyroku z dnia 20 lutego 2007 r. (sygn. akt II PK 165/06, OSNP 2008/7-8/97) Sąd Najwyższy orzekł, iż podjęcie się przez pracownika podróży połączonej z wykonaniem określonej pracy na podstawie porozumienia zawartego z pracodawcą nie jest podróżą służbową w rozumieniu art. 77 zn. 5 § 1 K.p.

Podróż służbowa poza granice kraju

W uzasadnieniu do powyższego wyroku Sąd Najwyższy stwierdził, że: w świetle art. 77 zn. 5 § 1 K.p. podróżą służbową poza granicami kraju jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza stałym miejscem pracy, w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę. Odbywanie podróży na polecenie pracodawcy przesądza o charakterze tej formy delegowania i stanowi uzasadnienie dla określania jej mianem podróży „służbowej”. Zważywszy na charakter polecenia pracodawcy jako aktu konkretyzującego obowiązki pracownika, nie może ono, w odróżnieniu od wypowiedzenia i porozumienia zmieniającego, prowadzić do zmiany istotnych warunków pracy lub płacy. W rezultacie pracodawca nie może na tej drodze zmienić rodzaju pracy uzgodnionego w umowie o pracę ani zmienić uzgodnionego stałego miejsca pracy. Zadanie służbowe wyznaczone poleceniem podróży służbowej musi się zatem mieścić w uzgodnionym rodzaju pracy pracownika, chyba że pracodawca jednocześnie powierza pracownikowi na okres nieprzekraczający trzech miesięcy wykonywanie innej pracy na podstawie art. 42 § 4 Kodeksu pracy.

Należy podkreślić, że pojęcia delegowania pracowników w ramach swobody świadczenia usług nie należy utożsamiać z pojęciem podróży służbowej.

Instytucja delegowania pracowników

Instytucja delegowania pracowników ma swoje podstawy w unijnych regulacjach dotyczących swobody świadczenia usług. Przedsiębiorstwa świadczące usługi na terytorium innego państwa członkowskiego mają w określonych okolicznościach możliwość korzystania z własnego personelu. Kwestia ta została uregulowana w dyrektywie 96/71/WE dotyczącej delegowania pracowników w ramach swobody świadczenia usług. Wspomniana dyrektywa przewiduje trzy przypadki delegowania pracowników (art. 1 ust. 3 dyrektywy):

• przedsiębiorstwo deleguje pracowników na własny rachunek i pod swoim kierownictwem na terytorium państwa członkowskiego, w ramach umowy zawartej między przedsiębiorstwem delegującym a odbiorcą usług, działającym w danym państwie członkowskim, o ile istnieje stosunek pracy pomiędzy przedsiębiorstwem delegującym a pracownikiem w ciągu okresu delegowania;
• przedsiębiorstwo deleguje pracowników do zakładu albo przedsiębiorstwa należącego do grupy przedsiębiorców na terytorium państwa członkowskiego, o ile istnieje stosunek pracy między przedsiębiorstwem delegującym a pracownikiem w ciągu okresu delegowania;
• przedsiębiorstwo, jako przedsiębiorstwo pracy tymczasowej lub agencja wynajmująca personel, wynajmuje pracownika przedsiębiorstwu prowadzącemu działalność gospodarczą lub działającemu na terytorium państwa członkowskiego, o ile przez cały okres delegowania istnieje stosunek pracy pomiędzy przedsiębiorstwem pracy tymczasowej lub agencją wynajmującą a pracownikiem.

Dyrektywa jest aktem prawnym skierowanym do poszczególnych państw (obszaru Unii Europejskiej, jak i ewentualnie Europejskiego Obszaru Gospodarczego) i to od ich działań uzależnione jest jej skuteczne wdrożenie. Wobec pracowników delegowanych z Polski do innych państw członkowskich co do zasady zastosowanie mają wciąż polskie regulacje.

Wyjątki od tej zasady przewiduje art. 3 ust. 1 dyrektywy 96/71/WE, zgodnie z którym pracodawca delegujący pracowników na terytorium innego państwa członkowskiego zobowiązany jest do zapewnienia im warunków zatrudnienia obowiązujących na terytorium tego państwa m.in. w zakresie maksymalnych norm czasu pracy, minimalnej stawki płacy, wraz ze stawką za nadgodziny, czy też warunków ochrony zdrowia i higieny w miejscu pracy.

Należy zaznaczyć, że polskie przepisy nie przesądzają o formie delegowania pracowników w ramach swobody świadczenia usług. Ze względu na specyfikę takiego delegowania często zachodzi konieczności dokonania zmiany niektórych warunków pracy i płacy, w tym zmiany dotychczasowego miejsca pracy. W przypadku zmiany określonego w umowie miejsca wykonywania pracy na okres oddelegowania do pracy w innym państwie członkowskim delegowanie takie nie będzie miało charakteru zagranicznej podróży służbowej.

Podróż służbowa a oddelegowanie

W praktyce więc pracownik, który w umowie o pracę ma wskazane jako miejsce jej wykonywania np. Warszawę i zostanie wysłany na tydzień do Berlina w celu wykonania określonego zadania, jest w podróży służbowej. Gdy jednak jego pracodawca otworzy nowy oddział w Berlinie i jako nowe miejsce wykonywania zadań określi pracownikowi w umowie to miasto, to dojdzie do oddelegowania.

Ponadto, jeśli pracownik wykonuje swoją stałą pracę na wyjeździe, to nie można uznać, że znajduje się w podróży służbowej, a tym samym pracodawca nie ma obowiązku wypłaty diet i innych należności z tego tytułu.

Tak więc podróż służbowa ma charakter tymczasowy i krótkotrwały i ma stanowić coś wyjątkowego w całokształcie obowiązków danego pracownika i sprowadzać się do wykonania określonego przez pracodawcę zadania.

Celem podróży służbowej jest dotarcie do miejsca wykonywania zadania zleconego przez pracodawcę, które znajduje się poza wynikającym z umowy o pracę miejscem stałego świadczenia pracy. Nie jest jej celem stałe wykonywanie pracy w tej miejscowości, lecz jedynie czasowe wykonanie zleconego zadania służbowego. Zadanie to musi być przy tym skonkretyzowane przez pracodawcę i nie może mieć charakteru generalnego.

Zatem wykonywanie stałej pracy, określonej w umowie o pracę nie może odbywać się w ramach podróży służbowej. W takim przypadku nie znajdują zastosowania przepisy określające należności przysługujące pracownikowi z tytułu tej podróży.

Istotne jest, że strony umowy o pracę nie mogą poprzez wzajemne porozumienie przyjąć, iż określone oddelegowanie (wyjazd) pracownika stanowiło podróż służbową, o której mowa w art. 77 zn. 5 § 1 K.p., gdyż takie porozumienie stron byłoby nieważne, co także stwierdzał Sąd Najwyższy w uzasadnieniu powołanego wyżej wyroku z dnia 7 lutego 2012 r.

W orzecznictwie Sądu Najwyższego rozważano w szczególności sytuację pracownika wykonującego pracę na budowie za granicą, stwierdzając, że taki pracownik może być zatrudniony w różnych miejscach. Miejsce pracy określone w umowie powinno odpowiadać wówczas rzeczywistemu stanowi rzeczy. Powinno ono być przez strony określone w treści umowy o pracę. Jednakże dokument umowy nie musi mieć przesądzającego znaczenia, ponieważ inne ustalenia w tym zakresie mogą wynikać z faktycznego porozumienia stron. Przy czym strony umowy o pracę mogą nawet w sposób dorozumiany ustalić inne miejsce pracy pracownika niż wpisane do umowy o pracę.

Zgon pracownika w czasie podróży służbowej

Oznacza to, że nawet jeśli w treści umowy o pracę było zapisane, że miejscem pracy pracownika jest siedziba pracodawcy, a w rzeczywistości strony umowy zgodnie ustaliły, że pracownik będzie pracował np. za granicą, to można przyjąć, że poprzez takie porozumienie strony w istocie dokonały zmiany treści umowy o pracę w części dotyczącej miejsca pracy. Do podobnych wniosków doszedł Sąd Najwyższy w uzasadnieniach wyroków z dnia 11 października 2005 r. (sygn. akt I PK 67/05, OSNP 2006/17-18/268) oraz z dnia 5 grudnia 2002 r. (sygn. akt I PKN 575/01). Takie porozumienie zmieniające miejsce pracy jest wiążące dla obu stron i żadna z nich nie może swobodnie (jednostronnie) się z niego wycofać.

Tak więc powinien Pan rozpoznać najpierw, czy praca zmarłego teścia miała charakter podróży służbowej czy oddelegowania. Jeżeli oddelegowania, to rozporządzenia dotyczącego podróży służbowych i świadczeń z niego wynikających nie stosuje się.

Jeżeli okaże się, że była to podróż służbowa, to w następnej kolejności należy przeanalizować przepisy dotyczące takiej podróży.

Wysokość oraz warunki ustalania należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową, przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej określa Minister Pracy i Polityki Społecznej.

Do 28 lutego 2013 r. obowiązywały w tym zakresie dwa rozporządzenia z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej:

• na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.),
• poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 z późn. zm.).

Z dniem 1 marca 2013 r. weszło w życie rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167), dalej rozporządzenie, regulując w jednym akcie prawnym zarówno podróże krajowe, jak i zagraniczne. Jak już wspomniałem – warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikom spoza sektora budżetowego pracodawca określa w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania, a w przypadku ich braku – w umowach o pracę. Postanowienia w tej sprawie nie mogą przy tym ustalać diety za dobę podróży zarówno krajowej, jak i zagranicznej na poziomie niższym niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika zatrudnionego w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej.

Jeżeli pracodawca spoza sfery budżetowej nie uregulował kwestii związanych z podróżami służbowymi w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania lub umowie o pracę, pracownikom przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej określone rozporządzeniem.

Należności przysługujące pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej

W praktyce większość pracodawców stosuje przepisy rozporządzenia.

Zgodnie z § 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej:

1. W przypadku choroby powstałej podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych niezbędnych kosztów leczenia za granicą.
2. Zwrot kosztów, o których mowa w ust. 1, następuje ze środków pracodawcy, z wyjątkiem świadczeń gwarantowanych udzielonych zgodnie z przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w Unii Europejskiej, o których mowa w art. 5 pkt 32 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2008 r. Nr 164, poz. 1027, z późn. zm.).
3. Nie podlegają zwrotowi koszty zakupu leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, koszty zabiegów chirurgii plastycznej i kosmetycznych oraz koszty nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych lub okularów.
4. W razie zgonu pracownika za granicą, pracodawca pokrywa koszty transportu zwłok do kraju.

Śmierć pracownika w czasie podróży służbowej za granicę a obowiązek pracodawcy do pokrycia kosztów sprowadzenia zwłok do kraju

Jak z tego wynika, jeżeli Pana teść był w podróży służbowej w Austrii i zmarł tam, to moim zdaniem niezależnie czy zmarł w pracy, czy poza nią, na pracodawcy ciąży obowiązek pokrycia kosztów sprowadzenia jego zwłok do Polski. Nie ma bowiem moim zdaniem żadnego powodu, aby ust. 4 tego paragrafu interpretować w związku z ust. 1 i przyjąć, że zgon musiał nastąpić w związku z chorobą powstałą podczas podróży zagranicznej pracownika.

Reasumując, jeżeli Pana teść odbywał podróż służbową według kryteriów, które przedstawiłem powyżej, to moim zdaniem polski pracodawca ma obowiązek pokryć koszty sprowadzenia jego zwłok do kraju, nawet jeżeli zgon nie nastąpił w związku z wykonywaną pracą, chyba że co innego wynika z układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub z umowy o pracę (w przypadku gdy pracodawca nie należy do kategorii podmiotów publicznej sfery budżetowej).

Jeżeli jednak Pana teść był jedynie oddelegowany do pracy w Austrii (nie odbywał podróży służbowej) na warunkach, o których również wspominałem, jego pracodawca nie ma obowiązku pokrycia kosztów sprowadzenia jego zwłok, ale może to być jego dobra wola.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.