Jeszcze o ewidencji czasu pracy – część 2

Ad 2. W części opracowania Piotra Prusinowskiego dotyczącej formy prowadzenia ewidencji czasu pracy autor błędnie pojmuje treść art. 149 § 1 K.p. oraz § 8 rozporządzenia MPiPS z dnia 28.05.1996 r. – w temacie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 296, z późn. zm.).

Interesuje Cię ten temat i chcesz wiedzieć więcej? kliknij tutaj >>

Nie wyjaśnia zależności między tym regulacjami prawnymi, a taka zależność występuje i ma istotne znaczenie praktyczne. Przepis § 8 cyt. rozporządzenia został wydany na podstawie art. 298¹ K.p., który upoważnia i zobowiązuje ministra właściwego ds. pracy do określenia w drodze rozporządzenia zakresu prowadzenia przez pracodawcę dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

Rozporządzenie wykonawcze przewiduje m.in. obowiązek prowadzenia karty ewidencji czasu pracy obejmującej:

1. pracę w poszczególnych dobach,
2. pracę w niedzielę i święta,
3. pracę w porze nocnej,
4. pracę w godzinach nadliczbowych,
5. pracę w dni wolne wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy,
6. dyżury,
7. zwolnienia od pracy,
8. inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.

Omawiany § 8 cyt. rozporządzenia jest przepisem w pełni legalnym, wydanym na podstawie art. 298¹ K.p. i pozostającym w korelacji z art. 149 § 1 K.p. Prowadzona przez pracodawcę ewidencja czasu pracy wchodzi bowiem w skład dokumentacji ze stosunku pracy, co nie powinno budzić jakichkolwiek wątpliwości.

Struktura zaś prowadzonej ewidencji czasu pracy, jak wynika z art. 149 § 1 K.p., powinna zawierać wszystkie zapisy niezbędne do prawidłowego obliczenia należnego pracownikowi wynagrodzenia za pracę.

Uszczegółowienie tego zapisu znajduje się w strukturze treści karty ewidencji czasu pracy uregulowanej w przepisie wykonawczym. W konsekwencji art. 149 § 1 K.p. nie może być w żadnym razie traktowany jako przepis szczególny w stosunku do struktury prowadzonej przez pracodawcę dokumentacji pracowniczej.

Nie może być zatem mowy o zakazie jego rozszerzającej wykładni. Poza tym sama konstrukcja ogólna tego przepisu wyklucza możliwość stawiania zarzutu dotyczącego jego ewentualnej rozszerzającej wykładni.

Rozszerzająco można bowiem interpretować przepis, który konkretnie reguluje jakieś zagadnienia, określając w sposób szczegółowy swój zakres przedmiotowy czy podmiotowy. Wykroczenie poza tak skonstruowany zakres przedmiotowy czy podmiotowy może być poczytane za wykładnię rozszerzającą.

W przypadku art. 149 § 1 K.p., który brzmi: „Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą”, zakres przedmiotowy obowiązku pracodawcy wskazany jest przez potrzebę ustalania należnego wynagrodzenia za pracę lub innego świadczenia ze stosunku pracy.

Z kolei § 8 cyt. rozporządzenia określa szczegółowo, jaką strukturę treści powinna zawierać karta ewidencji czasu pracy każdego pracownika i jest przepisem przybliżającym pracodawcy strukturę prowadzenia tej karty.

Ten przepis wykonawczy nie wyczerpuje jednak zakresu obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy, gdyż przesłanka celowościowa wynikająca z art. 149 § 1 K.p. obejmuje znacznie szerszy obowiązek aniżeli tylko prowadzenie karty ewidencji czasu pracy.

Jak już wcześniej wyjaśniłem, aby prawidłowo obliczyć należne pracownikowi wynagrodzenie, konieczne jest dokonanie porównania rozkładu czasu pracy pracownika z prowadzoną kartą ewidencji czasu przepracowanego, co w przypadku zmiennego rozkładu czasu pracy wymaga przechowywania przez pracodawcę tego zmiennego rozkładu (harmonogramu).

Jeszcze i takie powiązania istnieją pomiędzy omawianymi przepisami, że § 8 cyt. rozporządzenia wskazuje na formę pisemną prowadzenia treści karty, podczas gdy art. 149 § 1 K.p. nie wskazuje formy prowadzonej ewidencji czasu pracy.

Zważywszy na to, że art. 149 § 1 K.p. w zdaniu drugim przewiduje, iż pracodawca udostępnia tę ewidencję na żądanie pracownika, oznacza to, że co do zasady ewidencja powinna być prowadzona w formie pisemnej.

Nie jest bowiem możliwe udostępnienie do wglądu ewidencji prowadzonej w formie ustnej. Wyjątkowo tylko można by zaakceptować formę elektroniczną prowadzenia tej ewidencji u pracodawcy, u którego wszyscy pracownicy posiadają indywidualne stanowisko komputerowe tak wyposażone, że elektronicznie prowadzona ewidencja czasu pracy pracownika może mu zostać w każdej chwili wydrukowana.

Zważywszy na to, że takich pracodawców zasadniczo nie mamy, albo są to wyjątki, dlatego dzisiaj dyskusja o innej formie prowadzenia ewidencji czasu pracy aniżeli forma pisemna odebrana być może jedynie w kategoriach poszerzania sfery nieuczciwych relacji między stronami stosunku pracy.

Tak tę sprawę pojmuje resort pracy, skoro w nowelizacji cyt. rozporządzenia dodano na omawiany temat nowy przepis wskazujący wyraźnie gramatycznie na obowiązek formy pisemnej w strukturze prowadzonej ewidencji czasu pracy pracownika.

Zgodnie § 8a cyt. rozporządzenia do karty ewidencji czasu pracy pracownika dołącza się jego wnioski o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych.

Regulacja ta koresponduje z art. 151¹ § 1 K.p., zgodnie z którym, w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych pracodawca na pisemny wniosek pracownika może udzielić mu w tym samym wymiarze czasu wolnego od pracy.

W konsekwencji, jeśli w strukturze obowiązkowo prowadzonej ewidencji czasu pracy mamy do czynienia z wymogiem formy pisemnej i tak sporządzony wniosek ma być dołączony do karty ewidencji czasu pracy, to logiczny wniosek stąd płynie taki, że karta czasu pracy pracownika musi być również prowadzona w formie pisemnej.

Biorąc to pod uwagę, twierdzenie autora o dowolnej formie, w jakiej ewidencja czasu pracy winna być prowadzona, jest oczywiście błędne. W przypadku natomiast dopuszczonej przeze mnie wyjątkowo elektronicznej formy prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika uważam, że ewidencja ta finalnie i tak powinna zostać wydrukowana i dołączona do akt osobowych pracownika już po zakończeniu danego okresu rozliczeniowego czasu pracy.

Jeżeli chcesz wiedzieć więcej na ten temat – kliknij tutaj >>