Ewidencja czasu pracy – część 2

Zgodnie z art. 149 § 1 zdanie pierwsze K.p., pracodawca jest obowiązany prowadzić ewidencję czasu pracy pracownika dla celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy.

Interesuje Cię ten temat i chcesz wiedzieć więcej? kliknij tutaj >>

Z przepisu nie wynika wyraźnie, w jakiej strukturze dokumentacyjnej pracodawca ma obowiązek prowadzić ewidencję czasu pracy. Regulacja ta w jakiejś mierze pozostaje w korelacji z art. 298¹ K.p., a szczególnie jego przepisem wykonawczym.

Nie oznacza to jednak, aby obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika zamykał się w strukturze powinności określonych w rozporządzeniu MPiPS z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286).

Zgodnie z § 8 cytowanego rozporządzenia, pracodawca zakłada i prowadzi – odrębnie dla każdego pracownika – kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym: pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.

Dodatkowo, w stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Wskazane obowiązki pracodawcy w zakresie prowadzenia dokumentacji, związane ze stosunkiem pracy nie wyczerpują powinności związanych z prowadzeniem ewidencji czasu pracy. Przepis wykonawczy do art. 298¹ K.p. należy uważać za regulację o charakterze ramowym w zakresie obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy.

Wynika to stąd, że gdyby cytowane rozporządzenie miało obejmować wszystkie obowiązki pracodawcy w zakresie ewidencji czasu pracy, wówczas postanowienie art. 149 K.p. byłoby zbędne. Skoro funkcjonują obie te regulacje prawne, oznacza to, że powołane rozporządzenie nie wyczerpuje powinności pracodawcy w omawianym zakresie.

Relacja między art. 298¹ K.p. i jego przepisem wykonawczym a art. 149 K.p. nie ma charakteru ograniczającego zakres dokumentów związanych z ewidencją czasu pracy pracownika.

Art. 298¹ K.p. stanowi przepis delegacyjny do wydania aktu wykonawczego w zakresie obowiązku prowadzenia przez pracodawcę dokumentacji w sprawach wynikających ze stosunku pracy, określony w sposób systemowo ramowy.

Przepisy te nie są natomiast ani sprzeczne z innymi szczegółowymi obowiązkami ewidencyjnymi pracodawcy, ani ich nie wykluczają, czy też ich nie ograniczają. Powołane rozporządzenie nakazuje prowadzić kartę ewidencji czasu pracy jako ramowy dokument. Bardziej szczegółowa struktura treści tej ewidencji wynika natomiast z poszczególnych regulacji przepisów działu szóstego Kodeksu pracy.

Jeśli poszczególne regulacje Kodeksu pracy przewidują obowiązek zachowania formy pisemnej danego obowiązku pracodawcy realizowanego względem pracownika, to oczywiście oznacza, że pracodawca musi posiadać stosowną kopię zrealizowanego w tej formie pisemnej obowiązku, także wówczas, gdy ramowa struktura prowadzonych akt osobowych i innej dokumentacji pracowniczej wyraźnie nie przewiduje powinności przechowywania określonego dokumentu.

Przykładowo, dotyczyć to będzie wszelkich obowiązków informacyjnych, co do których ustawodawca przewiduje konieczność zachowania formy pisemnej, np. obowiązek wskazany w art. 29 § 3 K.p.

Podobnie rzecz wygląda w przypadku obowiązków związanych z prowadzoną ewidencją czasu pracy, w tym z prowadzeniem i przechowywaniem zmiennych rozkładów czasu pracy pracownika, dla których realizacji sporządza się różnie nazywane dokumenty spełniające ten sam cel. Wyróżniamy więc następujące ich nazwy mające charakter synonimów:

• zmienny rozkład czasu pracy pracownika,
• harmonogram czasu pracy pracownika,
• grafik czasu pracy pracownika.

Dokumenty powyższe mogą być prowadzone przez pracodawcę w sposób indywidualny albo zbiorowy. Nie zmienia to jednak faktu, iż pracodawca jest obowiązany do ich przechowywania co najmniej przez 3 lata, licząc od zakończenia danego okresu rozliczeniowego czasu pracy, którego ten rozkład dotyczy.

Okres przechowywania tych dokumentów pozostaje w ścisłym powiązaniu z 3-letnim przedawnieniem roszczeń pracownika względem pracodawcy, stosowanie do postanowień art. 291 § 1 K.p.

Zmienny rozkład czasu pracy jest niezbędnym elementem dla celów poprawnego obliczenia należnego pracownikowi wynagrodzenia, co można łatwo udowodnić. W sytuacji dopuszczalności zatrudnienia pracowników w niedziele i święta, wysokość należnego pracownikowi dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych, o którym mowa w art. 151¹ § 1 K.p., uzależniona jest od tego, czy wykonywana przez pracownika praca miała charakter planowanej pracy w niedzielę w ramach rozkładu czasu pracy przekazanego pracownikowi na dany okres rozliczeniowy czasu pracy, czy też praca w niedzielę wystąpiła w dniu zaplanowanym w rozkładzie czasu pracy, jako dzień wolny od pracy.

Rozróżnienie to jest istotne z tego względu, że jeśli praca w niedzielę była z góry planowana w przyjętym rozkładzie czasu pracy pracownika sporządzonym na okres rozliczeniowy, to wówczas za pracę w godzinach nadliczbowych pracownikowi przysługuje – oprócz normalnego wynagrodzenia – dodatek w wysokości 50% za każdą godzinę pracy nadliczbowej.

Jeśli jednak praca została zlecona w niedzielę, zaplanowaną jako dzień wolny od pracy, wówczas dodatek do wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych przysługuje w wysokości 100%.

Sama prowadzona przez pracodawcę karta ewidencji czasu pracy, czyli czasu rzeczywiście przepracowanego, będzie jedynie dowodzić, że pracownik przepracował w daną niedzielę np. 8 godzin. Na podstawie tak prowadzonej karty ewidencji czasu pracy w żaden sposób nie będzie można ustalić, czy praca w ową niedzielę była zaplanowana, czy nie.

W konsekwencji, sama indywidualna karta czasu pracy danego pracownika nie pozwoli na istotne ustalenie, konieczne dla celów określenia należnego pracownikowi wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych.

Z tych względów, jak widać na konkretnym przykładzie, pracodawca musi przechowywać określonej formy rozkład czasu pracy pracownika, aby na podstawie jego struktury treści w porównaniu z kartą ewidencji czasu pracy móc ustalić jakiej wysokości dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych pracownikowi przysługuje.

Bez istnienia odpowiedniego rozkładu czasu pracy, sporządzanego na dany okres rozliczeniowy, nie da się ustalić, jakiej wysokości dodatek pracownikowi przysługuje. Zważywszy natomiast na to, że roszczenia pracownika ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem trzech lat, gdyż dopiero po upływie tego okresu pracodawca może podnieść zarzut przedawnienia, konieczne jest przechowywanie zmiennego rozkładu czasu pracy pracownika co najmniej przez ten okres trzech lat – licząc od zakończenia okresu rozliczeniowego, będącego przedmiotem naszego hipotetycznego rozliczenia.

W konsekwencji, jak widać na tle opisanego stanu faktycznego, pracodawca musi mieć obowiązek przechowywania zmiennego rozkładu czasu pracy pracownika sporządzonego w odpowiedniej formie harmonogramu, czy grafiku indywidualnego albo zbiorowego, gdyż bez tego dokumentu narusza obowiązek zapisany w art. 149 K.p.

Naruszając art. 149 K.p., pracodawca dopuszcza się wykroczenia z art. 281 pkt 5 K.p. zagrożonego karą grzywny do 30 000 złotych.

Jeżeli chcesz wiedzieć więcej na ten temat – kliknij tutaj >>